O prazo para guarda dos documentos vai variar e deve ser definido por uma Tabela de Temporalidade que atenda à legislação vigente. "A Gestão de Documentos é uma área da Arquivologia que trata dos documentos desde a sua criação, passando pelas fases de utilização, incluindo possíveis descartes.
5 anos. Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I.
Em resumo, a Tabela de Temporalidade Documental determina: os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional; o tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque); o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.
Definir o período no qual o documento deve permanecer arquivado. Primeiramente, é determinado o ciclo de vida do documento e, posteriormente, define-se o período obrigatório do seu armazenamento, que pode ser em meses, anos ou permanente.
5.6 - Prazo de Guarda dos Documentos
O prazo de guarda vincula-se à determinação do valor do documento, de acordo com os seguintes fatores : • eqüência de uso das informações contidas nos documentos; existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de documentos (prazos prescricionais);
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Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar.
Outras características do documento de arquivo...
Identidade; Autenticidade (depende da identidade e integridade); Organicidade, naturalidade, inter-relacionamento; Acessibilidade, usabilidade.
A tabela de temporalidade é um instrumento essencial à gestão de documentos, pois define os prazos de guarda e a destinação dos documentos produzidos e recebidos pela Câmara dos Deputados.
Alguns exigem um prazo inferior a 3 anos, alguns até a aposentadoria e outros chegam até não ter tempo determinado.Documentos de prazo inferiores a 3 anos. ... Documentos de prazo de 3 anos. ... Documentos de prazo de 5 anos. ... Guardar documentos de prazo superior a 5 anos, até a aposentadoria ou indeterminado.
A necessidade da utilização da tabela de temporalidade no arquivo é de extrema importância, pois a tabela traz as definições como, o assunto do documento, o código de classificação, o prazo de guarda e a sua destinação final.
Guarda de documentos é a denominação do processo de manutenção e armazenagem dos documentos originais da empresa. Podem ser tanto documentos da área contábil, quanto da área trabalhista, como por exemplo: notas fiscais, comprovantes de pagamento e documentos originais.
5 anos. Obedece ao prazo previsto no Código Civil, Lei 10.406/02, art. 206, § 5º, I.
Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizarArquivamento por assunto. Uma das técnicas mais empregadas na gestão de documentos é o arquivamento por assunto. ... Método alfabético. ... Método numérico. ... Método eletrônico. ... Método geográfico. ... Arquivo morto. ... Microfilmagem. ... Nuvem.
Como já dito, o armazenamento de documentos está previsto em lei. Esses precisam ficar arquivados por vários anos. Alguns, como os contábeis e fiscais, devem ficar arquivados por, no mínimo, cinco anos.
Com toda a certeza, os benefícios da Tabela de Temporalidade nas empresas são inúmeros, como redução dos espaços físicos, definição de fluxos e rotinas operacionais documentais, além do controle geral de arquivos e mais precisos.
A TABELA DE TEMPORALIDADE DE DOCUMENTOS ESCOLARES tem por finalidade definir o tempo de guarda dos documentos produzidos pelo estabelecimento de ensino, e nela podem ser reunidos grupos de documentos escolares com seus correspondentes tempos de guarda: permanente ou temporária.
Dispõe sobre os Arquivos Públicos, os documentos de arquivo e sua gestão, os Planos de Classificação e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Adminsitração Pública do Estado de São Paulo, define normas para a avaliação, guarda e eliminação de documentos de arquivo e dá providências correlatas.
A referida legislação define o documento de arquivo como aquele que independentemente da natureza do suporte, data, forma e localização de preservação é produzido por qualquer pessoa física ou jurídica, pública ou privada, em sua rotina de atividade, sendo acumulado e organizado para o exercício dessas mesmas ...
Como é feita a categorização e subcategorizaçãoGênero. Se refere à maneira de apresentar o documento de acordo com seu suporte. ... Espécie. É a definição a partir da disposição e da natureza das informações, por exemplo: Ata, Contrato, Decreto, Ofício, Certidão e entre outras.Tipologia. ... Natureza do assunto. ... Forma. ... Formato.
Estes são os 4 padrões mais utilizados para classificar documentos:Espécie. Este padrão consiste na classificação do tipo de documento com base na origem das informações e na finalidade de uso. ... Gênero/formato. Representação do documento no formato impresso ou digital. ... Assunto. ... Relevância. ... Você também vai gostar de ler:
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte.
“Gerir documentos, em seu sentido mais amplo, significa não só racionalizar e controlar a produção documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno ás informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos”.
São características básicas dos arquivos, EXCETO: a) Finalidade de reivindicar e(ou) estabelecer direitos. b) Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. c) Origem no curso de suas atividades, devendo os documentos servir de prova de transações realizadas.
Quais são os principais tipos de formatos de arquivos?TXT. O TXT também é uma extensão de arquivos de texto, mas, diferente do . ... DOC. DOC é outro formato de arquivos muito conhecido, próprio do programa Word, da Microsoft. ... PDF. ... PPT. ... JPEG. ... PNG. ... EPS. ... PSD, CDR e AI.
As técnicas de arquivamento são um conjunto de regras a serem seguidas para garantir ainda mais a ordem na documentação de uma empresa. Dentro das técnicas de arquivamento existentes, há diversas alternativas que podem servir para organizar documentos.
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