Por isso, conheça as 7 dicas de como organizar os arquivos do departamento pessoal, com atenção!
No entanto, em alguns casos é necessário armazenar os documentos trabalhistas por dez anos – como a folha de pagamento e o registro eletrônico –, além da recomendação de se arquivar os documentos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) por 30 anos.
1. Organize os documentos físicos Embora a tendência de digitalizar dados cresça diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os documentos físicos. Afinal, alguns papéis precisam ser guardados por muito mais tempo (segundo a Tabela de Temporalidade). Então, você não deve dispensar a organização dos elementos físicos.
São contratos de trabalho, regulamentos, documentos de identidade, registro de ocorrências e assim por diante. Para que o departamento de pessoal possa se manter organizado, é preciso que esses documentos sejam arquivados da maneira correta. Eles devem ser mantidos em pastas, uma para cada funcionário.
O primeiro passo para organizar de forma adequada os documentos de Recursos Humanos pertencentes a uma empresa consiste na identificação de demandas organizacionais específicas.
Alguns documentos como RG, CPF, ficha funcional, atestados médicos e outros são informações pessoais que ficam sob responsabilidade da organização. Por isso, o cuidado de serem guardados em local de fácil acessibilidade, porém seguro.
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