Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma técnica que possibilita de forma simples criar, controlar, arquivar, compartilhar e recuperar documentos. Este gerenciamento facilita o acesso aos documentos de forma rápida e segura, pois é realizado pela internet.
A GED é um setor da administração voltado à produção, ao uso e à organização de documentos. A ideia é que as informações permaneçam disponíveis para as pessoas certas, no local e na hora exata. A GED, portanto, é o arranjo dos arquivos em meio eletrônico, concentrando os dados em formato digital.
A sigla GED significa Gerenciamento ou Gestão Eletrônica de Documentos. ... Seja documentos impressos ou digitalizados, o GED é uma forma de concentrar em um mesmo sistema todas as informações do negócio, facilitando o acesso – que pode ser feito de qualquer lugar - e tornando os dados mais seguros.
A gestão eletrônica de arquivos permite que você monitore e acompanhe quem acessa e modifica cada documento, garantindo um maior controle sobre as suas informações. Desse modo, torna-se bem mais improvável ter dados roubados ou corrompidos por um competidor.
O gerenciamento eletrônico de documentos aumenta a produtividade, já que permite o acesso simultâneo e integrado a um documento, o que acelera os processos dentro dos times. Além disso, acessando documentos com mais assertividade e agilidade, os funcionários podem investir mais tempo em outras atividades do workflow.
Solução: instalar políticas para tratamento de documentos físicos e eletrônicos. Documentos em papel devem ser analisados, indexados e armazenados eletronicamente. Neste formato, você garantirá privacidade e dará a esses documentos: qualidade de auditagem.
Os documentos podem ser de quaisquer formatos: papel, imagem, som, planilhas e etc. Esse tipo de sistema funciona de forma bastante segura, normalmente via navegador web por meio de uma intranet corporativa que pode ser acessada em ambiente interno ou externo da empresa.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia que facilita o controle, armazenamento, compartilhamento e recuperação das informações existentes de determinada Instituição.
A GED possibilita que os usuários acessem os documentos de forma segura e muito rápida, em função da rastreabilidade dos dados. Além do ganho de tempo, liberando o profissional para atividades mais estratégicas e relevantes, a GED facilita o trabalho integrado entre as equipes.
São módulos interligados que agrupam, integram e filtram diferentes formatos e origens de arquivos, atuando, de fato, como um grande sistema otimizado para o arquivamento e proteção de dados. Entre as principais tecnologias oferecidas pelo sistema GED, estão: Consiste na digitalização de arquivos físicos para armazenamento virtual.
A GED é utilizada para transformar o legado documental de uma organização em informações importantes para o seu cotidiano, promovendo estratégias mais consistentes e tomadas de decisão embasadas em dados reais. Dessa forma, podemos citar como principais objetivos:
Os documentos fazem parte da maioria dos processos em um negócio, envolvendo diversos setores. Dessa forma, os impactos da gestão eletrônica são inúmeros, beneficiando o dia a dia dos funcionários e melhorando o resultado final dos negócios. Confira algumas vantagens!
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