Na lógica da gestão de projetos, uma tarefa é uma atividade que deve ser colocada em prática por um responsável, em um prazo estipulado e com um objetivo específico. Em geral, um projeto é formado por várias tarefas que, combinadas, alcançam o objetivo estipulado.
Como organizar a equipe antes do projeto começar
Separe o urgente do importante. Priorizar tarefas foi o pilar do método de gerenciamento de tempo difundido por dois gurus: Hyrum Smith e Stephen Covey. Em 1984, um especialista em gerenciamento de tempo lançou uma agenda turbinada com campos para priorizar e organizar tarefas diariamente.
Como organizar o tempo no trabalho?
Identifique cada área, produto e serviço do seu negócio e os responsáveis (gestores, colaboradores, tomadores de decisão) de cada departamento da sua empresa para, em conjunto, averiguar o que é executado no dia a dia de trabalho. Nomeie e descreva as tarefas e os responsáveis por cada parte.
As tarefas são processos só que em um nível superior de detalhamento. Dessa forma, as tarefas demonstram as atividades sequenciais, e também as interdependentes, e os fluxos de trabalho suficientes e necessários para que cada processo da organização seja executado.
De forma simplificada, o processo é a sequência de passos utilizados para a realização das rotinas da organização. Envolve a articulação de diversas ações que podem se desdobrar na execução de subprocessos, atividades e tarefas. Correspondem a um maior detalhamento de uma parte específica de um processo.
Você liga seu computador, vê rapidamente sua caixa de entrada com mais de 20 e-mails não lidos, percebe que tem 5 horas de reuniões e, em seguida, vai para o seu aplicativo de chat e encontra uma grande lista de tarefas de alta prioridade para fazer e envolver outros colegas de equipe.
É claro que o melhor gerenciador de tarefas é o que você usará, mas se você é novo no mundo do gerenciamento de tarefas, entender exatamente quais recursos e funções usará pode ser um desafio.
Uma das mais importantes dicas para gerenciar uma equipe é a boa comunicação. Ela é essencial em qualquer empresa. Agora o líder tem uma missão ainda maior. É preciso saber comunicar de forma clara, direta e precisa. Todos os colaboradores precisam entender o que lhes é passado, evitando assim problemas e até mesmo mal-entendidos.
Aceitação de tarefas: se você é um gerente de projeto ou líder de equipe, sua solução de gerenciamento de tarefas deve dar a todos no projeto a oportunidade de aceitar suas tarefas e, portanto, permitir que outras pessoas no projeto vejam quem se comprometeu com o trabalho.
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