A ferramenta 5W2H é um conjunto de questões utilizado para compor planos de ação de maneira rápida e eficiente. Seu principal propósito é a definição de tarefas eficazes e seu acompanhamento, de maneira visual, ágil e simples.
A planilha 5W2H é uma ferramenta administrativa que pode ser utilizada em qualquer empresa a fim de registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações, assim como por quem, quando, onde, por que, como e quanto irá custar para a empresa.
Os planos de ação são criados pelos próprios países, de acordo com as áreas nas quais precisam se desenvolver.
De origem atribuída a diferentes autores, que vai desde os trabalhos de Alan G. Robinson, Rudyard Kipling, Marco Fábio Quintiliano até Aristóteles, essa ferramenta baseia-se na elaboração de um questionário formado por sete perguntas. Então, 5W2H, tem o significado de: What, Why, Where, When, How e How Much.
Como pontos negativos, podemos destacar: difícil visualização das tarefas no tempo; Conflitos no uso de recursos; Não há como ponderar quais dos problemas são mais críticos sendo necessário o uso de outra ferramenta como a Matriz GUT antes do 5W2H; Nem sempre todas as necessidades conseguirão ser supridas; Pode-se ...
Apesar de o 5W2H ser alvo de vários estudos, não se sabe exatamente quem foi seu criador. Mas é provável que a ferramenta tenha sido desenvolvida por especialistas durante a implantação do Sistema Toyota de Produção, já que os trabalhadores da montadora foram pioneiros na aplicação desse mecanismo.
Para tanto, o 5W2H é de grande utilidade para a organização e para o monitoramento das ações. De modo geral, os projetos contam com os processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento. O uso do método 5W2H é mais notável na execução das atividades, embora também possa abranger outros momentos do projeto.
Uma ideia só começa a tomar forma quando é colocada no papel e, nesse aspecto, a utilização do 5W2H é um grande diferencial. A ferramenta facilita que as ideias sejam organizadas e o plano de ação seja confeccionado por meio de uma checklist, ou lista de verificações.
Qual o significado da sigla? Apesar do fácil entendimento, precisamos destrinchar o significado da sigla 5W2H. Como você já deve imaginar, as letras são palavras em inglês – até porque o uso do W não é muito comum na língua portuguesa. Eles representam, então: W hat – o que? W here – onde? W hy – por que? W hen – quando? W ho – quem?
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