Toda pessoa merece respeito e cordialidade. Palavras como “Prezado” no início do corpo de um e-mail formal são importantíssimas para demonstração de respeito. Além disso, no e-mail formal, deve-se colocar um cumprimento de acordo com o cargo do destinatário, como por exemplo Dr(a). ou Sr(a).
Comece sempre com uma saudação que se adeque a relação que você tem com o outro. Termos como “Fulana, bom dia!”, “Prezados, boa tarde!”, ” Caro Fulano, boa noite!”, sempre caem bem. Se você ficar trocando e-mails com a pessoa ao longo do dia, não precisa saudá-la o tempo todo, basta apenas chamá-la por seu nome.
Dicas ao escrever um e-mail profissional
8. Escolha uma despedida adequada
Busque sempre escrever de forma clara, objetiva e sucinta. Antes de enviar o e-mail tenha certeza que você está respondendo ao que foi perguntado. Nada de escrever uma mensagem repleta de informações desnecessárias. ... Nesse momento certifique-se que a lista de destinatários está correta.
Para e-mails longos, use o padrão de blocos. Vá formando blocos de frases, sempre envoltas em muito espaço em branco. Para fechar o e-mail, deixe uma pergunta, forçando o destinatário a responde-lo com algo que comprove que compreendeu tudo aquilo.
"Olá" é menos forma, também é menos provável de ofender e é uma boa maneira de iniciar um email quando você não sabe o nome do destinatário. Quando estiver escrevendo para alguém que está tanto numa posição de autoridade ou é mais velho que você inicie o email com "Caro Sr. Jones", "Prezada Sra. Lopez", ou "Exmo.
Certifique-se de sempre usar a mesma fonte, do mesmo tamanho e cor. Destacando apenas algumas palavras que requerem mais atenção e facilitando assim, uma leitura mais rápida. Nunca deixe seu e-mail todo colorido, criando uma poluição visual. E-mails corporativos são ferramentas de comunicação que pedem textos claros, concisos e objetivos.
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