O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
As fases do ciclo de vida de documentos
O ciclo de vida dos documentos possui três idades.
Quanto à entidade mantenedora, os arquivos podem ser classificados em: públicos, institucionais, comerciais e pessoais. Textuais, cartográficos e filmográficos são exemplos de arquivos quanto à entidade mantenedora.
O ciclo vital dos documentos é definido como uma “[...] sucessão de fases por que passam os documentos (corrente, inter- mediária, permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente)” (BRASIL, 2004a).
As 3 fases do ciclo de vida de um documento
Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído por documentos que são consultados frequentemente, e estão em setores de trabalho, ou seja, próximos do seu produtor. Ainda estão vigentes, cumprindo funções administrativas e auxiliando na tomada de decisões.
Em resumo, a Tabela de Temporalidade Documental determina: os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional; o tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque); o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.
Assim, são apresen- tadas as representações das três fases do arquivamento por que passam os documentos (corrente, intermediária e permanente) e a do ciclo vital de documentos proposta por James Rhoads (1989) (nascimento, vida ativa/ produtiva, morte ou destruição, e reencarnação).
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).
E cada um desses documentos gerados tem um ciclo de vida, que vai desde a sua produção até a prescrição e destino final, que pode ser tanto o descarte quanto o arquivamento. No caso do arquivamento de documentos, é preciso respeitar exigências da legislação pública e da organização interna da empresa, requerendo espaço apropriado para isso.
Segundo as Entidades criadoras/mantenedoras os Arquivos podem ser classificados em: Públicos(federal, estadual, municipal); Institucionais (escolas, igrejas sociedades, clubes, associações); Comerciais (empresas, corporações, companhias) ;e
A classificação é uma função arquivística que organiza os documentos de arquivo por classes, depois de uma análise feita a partir de um levantamento das funções e atividades de uma organização, ou seja, a classificação de documentos de arquivo é determinada pelas funções e atividades da instituição.
Esta apostila foi preparada para municiar o Curso Noções Básicas para Organização de Arquivos Ativos e Semi-ativos, oferecido para servidores administrativos que atuam na Área Hospitalar da Unicamp, a pedido da Diretoria Geral de Recursos Humanos.
Como manter equilíbrio emocional?
Quanto custa um bugatti chiron?
Em que ano começou a ser produzido nos Estados Unidos os espetáculos musicais?
Quando foram criados os jogos eletrônicos?
Quanto tempo demora para correr 10km?
Qual o melhor ataque do da Libertadores?
Qual área da Pedagogia dá mais dinheiro?
Quanto tempo álcool fica no sangue?
Quais os tipos de aves que existem?
Quanto tempo a conta fica bloqueada judicialmente?
O que eu posso fazer para preservar o planeta?