Então, como fazer uma tabela de temporalidade?
Segundo o glossário de termos arquivísticos, a Tabela de Temporalidade Documental é definida como “Instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte de documentos”.
Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.
A necessidade da utilização da tabela de temporalidade no arquivo é de extrema importância, pois a tabela traz as definições como, o assunto do documento, o código de classificação, o prazo de guarda e a sua destinação final. ... - Identificar os procedimentos de gestão de documentos produzidos.
A maioria dos documentos dos órgãos públicos tem um período de validade predeterminado, conhecido como temporalidade do documento. Por esse motivo, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento para definição de prazos de duração e dos procedimentos a serem feitos.
Para a elaboração de Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade é preciso identificar as tipologias tanto dos documentos simples quanto dos documentos compostos.
O principal objetivo de uma tabela de temporalidade é controlar o volume de emissão de documentos de forma eficiente e segura, por meio da limitação do período de armazenamento.
Em resumo, a Tabela de Temporalidade Documental determina: os prazos de manutenção dos documentos no arquivo corrente operacional; o tempo que eles devem ser transferidos ao arquivo intermediário (estoque); o período em que eles devem ser mantidos neste arquivo intermediário para depois serem descartados.
Uma tabela de temporalidade é uma ferramenta auxiliar da gestão de documentos. Ela evita perdas e extravios, assim como indica o período de armazenamento de cada arquivo, de acordo com o que a legislação determina. ... Portanto, a ferramenta tem relação direta com a otimização de processos e o gerenciamento organizacional.
No setor de RH, a Tabela de Temporalidade identifica, de forma separada, cada documento que integra a ficha pessoal do profissional. Ela destaca informações a respeito do ciclo de vida, período de guarda, frequência de utilização até a destinação final.
Um deles é conhecido como tabela de temporalidade — um instrumento de gestão que define o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término desse período. Quer conhecer as principais informações a respeito da tabela de temporalidade de documentos? Acompanhe nosso artigo e saiba mais sobre o assunto!
Com a tabela de temporalidade é possível prever e evitar danos e falhas no processo de guarda dos documentos, já que a ferramenta permite analisar critérios e acompanhar as fases de armazenamento de maneira prática, segura e organizada.
Estes são somente alguns das dezenas de benefícios da aplicação correta da Tabela de Temporalidade Documental (TTD) em uma empresa.
Conforme o tempo passa as empresas tendem a acumular diversos tipos de documentos. Alguns podem ser descartados, outros, entretanto, devem ser guardados por um período longo, senão a vida toda. Embora o avanço tecnológico tenha permitido que os documentos já “nasçam” digitais, eles também possuem validade.
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