A elaboração de termo de referência ou projeto básico é obrigatória para toda contratação, independentemente da forma de seleção do fornecedor se dar por licitação (3), por contratação direta(4) ou por adesão à ata de registro de preços (5).
Em outras palavras, o Projeto Básico é utilizado apenas para contratação de obras e serviços de engenharia, enquanto o Termo de Referência é usado na contratação de bens e serviços comuns.
A legislação estabelece que o responsável pela elaboração do Termo de Referência é a área requisitante (Decreto nº 5.450/05, art. 9º, inciso I).
O Termo de Referência é o documento em que o requisitante esclarece aquilo que realmente precisa, trazendo a definição do objeto e elementos necessários à sua perfeita contratação e execução.
O termo de referência é o documento base para o edital de licitação e, posteriormente, para que o pregão seja conduzido de maneira correta. Então, é uma peça-chave para a etapa preparatória e, mais ainda, determinante para o sucesso de toda a licitação.
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O QUE DEVE CONTER NO TERMO DE REFERÊNCIA OU NO PROJETO BÁSICO? 1) Indicação do objeto; 2) Especificação do objeto; 3) Justificativa (motivação) da contratação; 4) Requisitos necessários (objeto, fornecedor, etc; 5) Critérios de aceitabilidade da proposta (no caso de amostra, folder e catálogo);
É certo que o projeto básico é o substrato de uma obra pública. ... A partir de um projeto básico preciso e detalhado evitam-se falhas tanto no procedimento licitatório quanto na própria execução da obra pública, permitindo à Administração Pública a consecução da economicidade (eficiência, eficácia e efetividade).
O Termo de Referência é o documento que condensa as principais informações da fase interna da licitação e, por isso, deve ser construído com cuidado e atenção, já que seus dados servem de espelho para elaboração do edital e contrato administrativo.
Seu uso é indicado para os casos em que o órgão possui uma previsão da quantidade de produtos ou serviços que irá necessitar ao longo do ano, mas por não saber a quantidade exata ou para evitar problemas com armazenamento ou prazo de validade dos produtos, é indicado utilizar o registro de preços.
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