Definindo um local específico para o armazenamento Ou seja, opte a empresa por guardar os documentos de modo físico ou digital, é importante que estejam reunidos em local único. Além de facilitar o acesso às informações, isto proporciona maior controle sobre aquilo que a organização tem arquivado.
Basicamente, a unidade de acondicionamento é a proteção do documento contra a ação de agentes externos que podem causar danos e o armazenamento consiste em colocar os documentos nos seus devidos lugares, nas condições ideais.
No caso de documentos físicos que precisa ser mantidos na empresa, é preciso definir um local para a guarda documental – com armários, pastas e todo o material necessário para a organização. Também deve-se levar em conta as condições do ambiente, como temperatura e ventilação, para melhor preservação da documentação.
Defina os locais de arquivamento dos documentos Tanto os documentos digitais quanto os impressos precisam de locais apropriados para serem armazenados. Por isso, uma etapa importante para o estabelecimento de estratégias de otimização no ato de arquivar documentos é a escolha dos espaços destinados à guarda documental.
Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de documentos é o método alfabético, que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente.
- Acondicionamento: é a colocação dos resíduos sólidos no interior de recipientes apropriados, revestidos, que garantam sua estanqueidade, em regulares condições de higiene, visando a sua posterior estocagem ou coleta.
São muitos os arquivos que precisam ficar preservados por tempo determinado e em um local apropriado. Eles podem ser documentos fiscais, contábeis, trabalhistas, previdenciários, tributos, encargos sociais, e muitos outros mais.
O armazenamento refere-se a guarda dos documentos no espaço destinado as salas de arquivo. A área de arquivo pode abranger alguns mobiliários: armário gaveteiro, estantes deslizantes e estantes tradicionais, em aço. Para cada tipo de mobiliário existem medidas a ser tomadas visando a conservação dos documentos.
Os prazos se alteram para cada espécie de documento. Alguns trabalhistas e previdenciários devem ser armazenados por tempo indeterminado. Outros por 3 anos, como é o caso da Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual.
Também existem os que precisam ficar guardados por 5, 10, 20 e 30 anos, e por tempo de validade, como o Atestado de Saúde Ocupacional. Confira o prazo que cada documento precisa ficar guardado, segundo a legislação: Acordo de compensação de horas (retroativo à data da extinção do contrato de trabalho);
Mais cedo ou mais tarde, todo empregador que fornece e recebe documentos diariamente, vai perceber que não basta apenas pagar seus tributos até a data de vencimento, é necessário guardar os documentos da empresa por um determinado período para que não haja complicações futuras.
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