Os arquivos podem ser classificados quanto à entidade mantenedora, ao ciclo vital dos documentos, à produção documental, à guarda e conservação dos acervos, ao franqueamento e acessibilidade às informações, aos tipos de arquivamento e às formas de buscas de documentos. ...
Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:Classificação Alfabética.Classificação Numérica.Classificação Alfa-numérica.Classificação Cronológica.Classificação Geográfica.Classificação Ideológica.Classificação Decimal.Classificação Decimal Universal (CDU)
Os arquivos possuem inúmeras características. ... Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser classificados em setoriais, centrais ou distritais. Quanto à entidade mantenedora, os arquivos podem ser classificados em: públicos, institucionais, comerciais e pessoais.
Refere-se a uma classificação quanto à frequência de uso do documento: 1- Arquivo corrente ou primeira idade; 2- Arquivo intermediário ou segunda idade; 3- Arquivo permanente ou terceira idade.
“Quanto à abrangência de sua atuação, os arquivos podem ser setoriais e centrais ou gerais. Arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente.
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Ao adicionar um documentos deve-se escolher uma "Natureza do Documento" (OSTENSIVO, SIGILOSO ou RESTRITO), se a opção escollhida for RESTRITO ou SIGILOSO é necessário selecionar a "Hipótese Legal", e sendo SIGILOSO, deve selecionar o "Grau de sigilo".
Eles podem ser divididos em escritos, iconográficos, materiais, visuais, sonoros e orais.
Método Alfabético (por nome) Método Geográfico (por lugar ou procedência) Método Numérico (por números simples, cronológico ou dígito-terminal) Método Ideográfico ou temático (de assunto)
Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído por documentos que são consultados frequentemente, e estão em setores de trabalho, ou seja, próximos do seu produtor. Ainda estão vigentes, cumprindo funções administrativas e auxiliando na tomada de decisões.
No caso da classificação dos documentos nos arquivos correntes, o autor constatou que o agrupamento mais comum era aquele feito pelo assunto e que internamente eles eram ordenados cronologicamente ou pela ordem alfabética dos nomes de pessoas ou de nomes geográficos.
O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. ... A Tabela de Temporalidade de Documentos é o instrumento resultante da avaliação documental, aprovado por autoridade competente, que define prazos de guarda e a destinação de cada série documental.
Documentos informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador. Exemplos: disco flexível (disquete), disco rígido (winchester) e disco óptico.
Ao classificar documentos de arquivo, o que se pretende é reestabelecer estas conexões que nascem na produção do documento, durante o processo de gestão administrativa, mas que podem ficar ocultas em virtude das características dos processos administrativos ou de problemas em seu gerenciamento.
Existem 4 principais formas de se classificar documentos: por espécie, gênero / formato, assunto e relevância. O primeiro classifica os documentos a partir da origem das informações contidas nele, podendo ser combinado com outros métodos para gerar um resultado ainda melhor.
Arquivos são reuniões de informações que podem ou não ter valor documental, fiscal, histórico etc. ... Eles podem ser digitais ou físicos, grandes ou pequenos, mas todos os arquivos possuem sua finalidade, e precisam ser facilmente localizados caso você venha a precisar dele.
Quanto à naturezaArquivo Especial: São aqueles que requerem tratamento especial de armazenamento, independente de sua forma. ... Arquivo Especializado: São aqueles que tratam de um assunto específico.
O ciclo de vida dos documentos possui três idades.Três idades do arquivo. ... Corrente (1ª idade) ... Intermediário (2ª idade) ... Permanente (3ª idade) ... Fases da gestão de documentos. ... Tabela de temporalidade. ... A destinação final dos documentos.
Os geriatras, sob o ponto de vista biológico, dividem as idades em:Primeira idade: 0 - 20 anos;Segunda idade: 21 - 49 anos;Terceira idade: 50 - 77 anos;Quarta idade: 78 - 105 anos.
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).
A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento. Além disso, estando ordenados adequadamente, é possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto. Após a ordenação os documentos serão arquivados em pastas suspensas ou caixas-arquivo, de acordo com suas dimensões.
São chamados de arquivos correntes, como o próprio nome sugere, os documentos ativos e bastante utilizados no momento atual. Trata-se de papéis que estão estreitamente vinculados aos objetivos imediatos da empresa, sendo até necessários para a execução de suas atividades-fim.
A organização dos documentos de arquivo envolve três importantes conceitos: classificação, ordenação e arquivamento. Os dois primeiros são operações intelectuais, enquanto o arquivamento é uma operação física.
Com base na lei de acesso à informação (12.527/11), os documentos classificados como sigilosos também subdividem-se em: Ultrassecreto: prazo de duração até 25 anos, prorrogável uma vez por igual período; Secreto: prazo de duração até15 anos; Reservado: prazo de duração até 5 anos.
Documentos históricos são todos os registros e vestígios do passado que sobreviveram até o presente. Podem ser: ❖ Textos (cartas, livros, documentos, jornais, documentos oficiais, etc.) ❖ Imagens (pinturas, fotografias, filmes, desenhos, caricaturas, etc.) ❖ Oral (depoimentos pessoais, músicas, etc.)
A classificação arquivística é a atividade que elabora, a partir de uma concepção intelectual, a articulação e identificação dos documentos entre si e estuda a forma como estes foram produzidos, para que sua existência seja determinada e, a partir daí, se materializar no instrumento Plano de Classificação, que espelha ...
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