São considerados de guarda permanente os documentos públicos indicados nas Tabelas de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio e das Atividades-Fim e todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual até 31/12/1940.
Os documentos de guarda permanente são aqueles que, esgotados os prazos de guarda na unidade produtora ou nas unidades com atribuições de arquivo, devem ser preservados, por força das informações neles contidas, para a eficácia da ação administrativa, como prova, garantia de direitos ou fonte de pesquisa.
Arquivo Permanente:
É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. ... São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.
Guarda eventual: são os documentos de interesse passageiro, sem valor administrativo e jurídico para o órgão. Guarda temporária: são aqueles em que prevalece o interesse administrativo em determinar o valor da informação e seu prazo de retenção, sem prejuízo para a coletividade ou memória da administração.
Avisos e comunicados 1 ano.Calendário escolar Assim que o ano letivo acabar.Contas de consumo (gás, luz, telefone, água etc.) 5 anos.Diário de classe 20 anos.Folhas de ponto dos funcionários 52 anos.Grade de aulas 2 anos.Matrículas 5 anos.Notas fiscais de produtos e serviços 5 anos.
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Arquivamento é o processo de mover dados ou documentos que deixaram de ser utilizados frequentemente e estão no ambiente operacional para outra área, geralmente de menor custo.
Alguns dos tipos mais comuns são os seguintes:PSD: gerado pelo Photoshop;CDR: gerado pelo Corel Draw;XML: arquivo gerado para documentos usados na internet;SQL: arquivo específico para administração e dados;TXT e WORD: arquivos de texto;EXE: arquivo de execução;ZIP e RAR: arquivos compactados;
1. Gênero. Se refere à maneira de apresentar o documento de acordo com seu suporte. Assim, os documentos podem ser textuais, cartográficos – como plantas e mapas, iconográfico – pinturas, cartazes, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos ou digitais – doc ou pdf.
Os tipos documentos administrativos são: Apostila, Ata, Atestado, Carta, Certidão, Circular, Contrato, Convênio, Decisão, Declaração, Despacho, Determinação de Serviço, Edital, E-mail, Fax, Guia de Encaminhamento de Correspondência Postal, Guia de Remessa de documentos ou Processos, Informação.
Documentos Recebidos pelo ProtocoloAta: Documento que registra uma região ou assembleia.Contrato: Documento que retrata o ajuste entre órgãos ou entidades públicas ou particulares.Edital: Tipo de comunicação interna com o objetivo de transmitir ações para o cumprimento de determinações legais.
Geralmente, os arquivos intermediários ou permanentes são guardados fisicamente em uma sala do arquivo.
São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados. As principais atividades dos arquivos permanentes são: Arranjo: Sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.
De acordo com Marilena Leite Paes, em Arquivo: teoria e prática, as atividades do arquivo permanente classificam-se em quatro grupos. São eles: A - Classificação; Descrição e publicação; Restauração; Acesso. ... C - Classificação; Descrição e publicação; Conservação; Restauração.
No que se refere ao tempo de guarda de cada tipo de documento, a arquivologia diz que arquivos correntes devem ser mantidos de um a 10 anos; intermediários, por 20 anos e permanentes, entre 25 e 30 anos após o fim do trâmite.
À guarda permanente destinam-se documentos essenciais à preservação da história e memória do Poder Judiciário, entre os quais estão relatórios, estudos, normas, projetos, informações de concursos, entre outros.
Qual é o prazo de guarda dos documentos? O tempo de arquivamento, conforme determina a lei, não vai além de cinco anos. Essa medida evita o acúmulo de papel e de espaço por um tempo longo demais. Esse prazo se refere, na maioria das vezes, apenas à fase corrente, ou seja, aquela em que o documento ainda vigora.
Os documentos oficiais são aqueles provenientes de atos oficiais, os quais apresentam atos da administração pública que produzem efeito jurídico, por exemplo, atos administrativos em geral, portarias, resoluções, editais, entre outros. Também os contratos e convênios podem ser considerados como documentos oficiais.
7 documentos que todo brasileiro deve terCertidão de nascimento. ... RG (Registro Geral) ... CPF (Cadastro de Pessoas Físicas) ... Título de eleitor. ... CNH (Carteira Nacional de Habilitação) ... Carteira de trabalho (CTPS) ... Certificado de serviço militar (CAM)
Organização do Trabalho Pedagógico - Documentos Referenciais da EscolaLivro de Registro de Classe.Projeto Político-pedagógico.Proposta Pedagógica Curricular.Regimento Escolar.
Existem 4 principais formas de se classificar documentos: por espécie, gênero / formato, assunto e relevância.
A classificação de documentos é o processo aplicado para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, estejam eles em papel ou em formato digital.
D) GÊNERO DOCUMENTAL; É A DESIGNAÇÃO DOS DOCUMENTOS SEGUNDO O ASPECTO DE SUA FORMATAÇÃO NOS DIFERENTES SUPORTES. (EX: MAPAS, PERFIS TOPOGRÁFICOS, PLANTAS).
Tipos de arquivos de acordo com a sua origemTXT: são arquivos de texto, normalmente criado no bloco de notas.EXE: tipo de arquivo que indica aplicativo.DLL: é complementar ao arquivo tipo EXE.ZIP: também conhecido como arquivo “zipado”. ... PDF: com certeza esse nome é do conhecimento de todos que mexem em computadores.
Quais são as principais dicas para arquivar documentos de forma eficiente?Entenda as características dos documentos da empresa. ... Faça triagem de seus documentos. ... Estabeleça regras para acesso aos documentos. ... Defina os locais de arquivamento dos documentos. ... Arquive documentos contábeis por assunto e em ordem crescente.
Existem diversas formas de arquivamento, sendo as duas principais o arquivo físico e o arquivo digital. Além disso, é crescente o número de pessoas que optam pelo arquivamento na nuvem, pelas vantagens que ele pode trazer. ... O foco aqui é entender qual das três formas de arquivamento é ideal para a sua empresa.
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