A ideia de que é necessário classificar está relacionada a todo o processo de organização dos arquivos. A classificação arquivística prevê o estabelecimento de uma estrutura lógica de classes, conforme as funções e atividades que são realizadas pelas organizações e pessoas.
A classificação de documentos é o processo aplicado para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, estejam eles em papel ou em formato digital.
Entende-se por classificação: o processo pelo qual se torna possível dispor de uma forma ordenada, um determinado conjunto de elementos, de molde a facilitar a sua posterior identificação, localização e consulta.
Benefícios
A classificação documental permite a organização do acervo documental da instituição, pautada na análise e identificação do conteúdo dos documentos.
a principal finalidade do arquivo é servir à administração, constituindo-se, consequentemente, em base de conhecimento da história. As funções básicas dos arquivos são a guarda e a preservação dos documentos, visando a sua utilização.
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O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e pode dar às empresas maior controle sobre seus processos de informações. À medida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam ser meticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.
A importância do Arquivo Organizar o ambiente de trabalho organizado e limpo; Manter sigilo das informações, segurança e preservação dos documentos; Ajudar na comprovação de tempo de serviço de antigos funcionários que querem se aposentar e não têm todos os documentos necessários.
A gestão de documentos, portanto, permite armazenar e padronizar os procedimentos internos. Além disso, permite organizar as informações da empresa. Então, de forma inteligente, a tecnologia facilita as buscas, consultas e o gerenciamento do banco de dados.
OBJETIVOS E BENEFÍCIOS DA AVALIAÇÃO DOCUMENTAL
Reduzir a massa documental acumulada; • Liberar espaço físico; Dar visibilidade e preservar os documentos de guarda permanente; Definir a eliminação criteriosa de documentos; • Estimular a pesquisa e uso de dados retrospectivos.
Existem 4 principais formas de se classificar documentos: por espécie, gênero / formato, assunto e relevância. O primeiro classifica os documentos a partir da origem das informações contidas nele, podendo ser combinado com outros métodos para gerar um resultado ainda melhor.
Arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto:
Existem classificações também que indicam a frequência de uso dos arquivos.
Existem seis principais métodos de classificação: as classificações supervisionadas e não supervisionadas (Supervised Classification and Unsupervised Classification), a interpretação visual (Visual Observation), as redes neurais artificiais (Artificial Neural Network), classificação baseada no conhecimento ( ...
A finalidade deste encontro é dar ciência dos conceitos, importância, objetivos e finalidades da avaliação de documentos, bem como orientar no processo de análise e seleção de documentos que visa fixar prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização e a preservação da documentação permanente.
a) a função avaliação arquivística visa, essencialmente, à composição de um patrimônio documental; b) seu mérito está no fato de permitir preparar material documental necessário para a pesquisa histórica; c) a avaliação é um processo de determinação de valor assegurado pelo arquivista.
Instrumentos de gestão documentalPlano de Classificação e Tabela de Temporalidade. ... Editais e listagens de descarte de documentos. ... Manual de tratamento de informações com restrição de acesso. ... Manual de redação.
7 Benefícios| 1 Melhora dos Resultados.| 2 Ganho de tempo.| 3 Simplificação dos procedimentos e desburocratização.| 4 Economia de espaço físico de armazenamento.| 5 Redução de custos operacionais.| 6 Aumento de produtividade.| 7 Confiabilidade e segurança da informação.
Documentos digitais x físicos: quais as vantagens e desvantagens de cada um?Regulamentação jurídica. ... Sensação de segurança. ... Acesso independente. ... Cumprimento da legislação. ... Vida útil limitada. ... Espaço utilizado. ... Risco de perdas e danos. ... Custos envolvidos.
Vantagens e desvantagens da organização tradicional de arquivosFácil acesso. A organização tradicional de arquivos é de fácil acesso. ... Fácil de entender. Os sistemas tradicionais de arquivamento normalmente são fáceis de entender. ... Desatualizados. ... Difícil proteção. ... Falta de espaço e eficiência.
ARQUIVO ADMINISTRATIVO
Arquivo com predominância de documentos decorrentes do exercício das atividades-meio de uma instituição ou unidade administrativa.
A importância dos arquivos municipais
Os arquivos públicos municipais são importantes fontes de informação que contribuem para a boa governança do município, permitindo atender, sobretudo, questões relacionadas à cidadania, administração, economia e Justiça.
Mais produtividade no escritório
A utilização de documentos digitais proporciona agilidade na execução dos serviços de escritório, tanto pela facilidade de localização dos arquivos como pela praticidade de leitura, seja no computador ou em dispositivos móveis (celular e tablet).
Quando feito corretamente, o arquivamento de documentos empresariais facilita todo o gerenciamento das informações internas necessárias para o desenvolvimento das atividades da empresa.
A COMPETÊNCIA PARA AVALIAR DOCUMENTOS
O valor primário relaciona-se às razões de sua própria produção, considerando seu uso para fins adminstrativos, legais e fiscais. O valor secundário diz respeito à potencialidade do documento como prova ou fonte de informação para a pesquisa.
A guarda de documentos é um cuidado necessário para qualquer organização tanto pública como privada, pois é a forma que elas possuem para comprovar o cumprimento de uma obrigação, e, como já mencionado, de prestar contas de suas atividades e colaborar para a tomada de decisão.
É o valor pelo qual o documento foi criado (todo documento nasce com um objetivo administrativo) e por isso está presente em todo documento quando de sua criação.
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