Terceira idade: arquivo permanente Cada ciclo de arquivo corrente, intermediário e permanente compreende rotinas e procedimentos diferentes de tratamento e conservação dos documentos e, consequentemente, uma organização apropriada. As três idades são complementares.
Arquivo Permanente:
É quando o documento não é mais usado e tem seu arquivamento definitivo e tendo um valor secundário. Normalmente ele passa a ter um valor histórico. São utilizados para consulta para saber como tudo evoluiu. São documento que já não tem utilidade administrativa, mas não podem ser eliminados.
É o conjunto de arquivos correntes, com uso pouco frequente, que aguarda sua destinação (guarda permanente ou eliminação).
É o conjunto de documentos, em tramitação ou não, que, pelo seu Valor Primário, é objeto de consultas frequentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração.
Tipos de arquivoOs arquivos podem ser divididos em:Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. ... Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
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Quais são os principais tipos de formatos de arquivos?TXT. O TXT também é uma extensão de arquivos de texto, mas, diferente do . ... DOC. DOC é outro formato de arquivos muito conhecido, próprio do programa Word, da Microsoft. ... PDF. ... PPT. ... JPEG. ... PNG. ... EPS. ... PSD, CDR e AI.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Grande parte dos documentos de uma empresa não podem ser descartados e precisam ser armazenados por um período que pode chegar a décadas. Esses arquivos fiscais, tributários, trabalhistas e previdenciários são conhecidos como arquivo morto e tornam-se indispensáveis para a proteção jurídica do seu negócio.
Entenda o que é arquivo inativo e sua importância
E o arquivo inativo, que é composto por documentos que apresentam importância para o negócio, como rescisões de contrato, mas que não são consultados ativamente ou que não têm um papel primário na operação da empresa.
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