Diferença entre cópia controlada e não controlada Uma cópia controlada é aquela que tem as suas atualizações rigorosamente gerenciadas. Já uma cópia não controlada deixa de ser revisada e atualizada quando utilizada em meio externo ou em alguma situação específica.
São eles que evidenciam uma série de acontecimentos dos processos e de eventos importantes para a qualidade, por isso são tratados de forma diferente. Eles possuem informações relevantes, histórico do processo, etc. Lista mestra de documentos – relação que identifica todos os documentos. Tipo um índice.
Portanto eu considero o controle de registros uma ferramenta que desburocratiza as empresas, na verdade essa prática organiza e controla tudo que é registrado fisicamente ou eletronicamente dentro ou fora de uma empresa.
6 dicas para otimizar o controle de documentosOrganize por categorias.Padronize a gestão de documentos.Atualize manuais e registros.Garanta a integridade dos documentos.Tenha cópias de segurança.Elimine os documentos que não são mais necessários.
Alguns especialistas defendem que cada termo descrito no requisito deve ser individualmente considerado:Distribuição.Acesso.Recuperação.Uso.Armazenamento.Preservação.Controle de Alterações.Retenção.
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Então veja passo-a-passo como você pode organizar os documentos da empresa e ter segurança e controle dos documentos.Organize por Categorias. ... Padronizar o Nome dos Documentos. ... Estrutura Padrão dos Documentos. ... Mantenha os Documentos Atualizados. ... Tenha Segurança no Armazenamento para Controlar os Documentos.
Uma cópia controlada é aquela que tem as suas atualizações rigorosamente gerenciadas. Já uma cópia não controlada deixa de ser revisada e atualizada quando utilizada em meio externo ou em alguma situação específica.
Um sistema de gestão de documentos pode ajudar nessas e em outras questões. Ele limita o acesso dos usuários às informações, tem funcionalidades para proteger os dados e facilita a busca de documentos.
Saiba como fazer o controle de documentos de sua empresaMantenha um local específico para os documentos. ... Categorize os documentos e use pastas específicas. ... Delegue o controle de documentos da empresa. ... Use a tecnologia para controle de documentos da empresa. ... Redução de custos. ... Acesso simples. ... Segurança. ... Produtividade.
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