"Arquivar Corrente" é a funcionalidade que encerra a tramitação do documento e dá início à contagem de seu prazo de guarda. "Desarquivar Corrente", por sua vez, é a funcionalidade que reativa o documento, permitindo retomar sua tramitação.
O arquivo corrente é aquele arquivo que ainda está em uso e ainda é utilizado com frequência, sendo importantes para as atividades da empresa e são alocados perto dos seus usuários diretos, devido à grande possibilidade de uso que apresentam, e são conhecidos também como arquivos ativos.
São chamados de arquivos correntes, como o próprio nome sugere, os documentos ativos e bastante utilizados no momento atual. Trata-se de papéis que estão estreitamente vinculados aos objetivos imediatos da empresa, sendo até necessários para a execução de suas atividades-fim.
O arquivo corrente é constituído por documentos que ainda se encontram em tratamento ou continuam a ser utilizados na gestão (valor primário), são necessários ao trabalho no dia a dia em razão de sua vigência e da potencialidade de uso para fins administrativos, legais e fiscais.
A passagem dos documentos do arquivo corrente para o intermediário chama-se transferência. A passagem dos documentos do arquivo intermediário para o permanente chama-se recolhimento. A passagem dos documentos do arquivo corrente para o arquivo permanente chama-se recolhimento.
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No caso de documentos físicos que precisa ser mantidos na empresa, é preciso definir um local para a guarda documental – com armários, pastas e todo o material necessário para a organização. Também deve-se levar em conta as condições do ambiente, como temperatura e ventilação, para melhor preservação da documentação.
O ciclo vital dos documentos é definido como uma “[...] sucessão de fases por que passam os documentos (corrente, inter- mediária, permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente)” (BRASIL, 2004a).
Tipos de arquivoOs arquivos podem ser divididos em:Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. ... Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
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