12 dicas de como fazer gestão de documentos
Como melhorar a organização dos documentos na empresa?
As tarefas que compõem a gestão de documentos são: produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento ( mnemônico: PATUA). Isso ajuda a memorizar. Essas tarefas são distribuídas nas fases da gestão de documentos, quais sejam, produção, utilização e destinação ( mnemônico PUD).
A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
Como fazer uma gestão de documentos eficiente
Para que serve? O gerenciamento correto de documentos em uma empresa possibilita a produção, administração, controle e manutenção das informações de forma econômica e eficiente, além de facilitar as fases de elaboração, arquivamento e gerenciamento, trazendo economia sustentável e redução de tempo gasto.
E a forma como esses itens são geridos pode fazer a diferença na hora de tornar as operações mais produtivas e até de embasar a tomada de decisões. A gestão de documentos é, portanto, uma das etapas mais importantes na estruturação de qualquer empresa. Apesar disso, nem sempre ela é considerada de forma adequada.
A gestão de documentos cuida exatamente disso, ela cria processos que garantem o controle e o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, considerando sua categoria e suas recomendações de manuseio. Acha que essa tarefa é simples? Então compreenda que ela exige muito mais do que um grande gaveteiro para guardar documentos estratégicos.
O primeiro deles é a criação de tabelas ou listas organizacionais com os títulos de cada arquivo e outras informações (data, horário de armazenamento, importância, validade, entre outros), o que facilita na organização geral. A grande parte dos especialistas em gestão de documentos organizam os elementos em três níveis diferentes:
Alguns dos objetivos da gestão de documentos são: 1 possibilitar a produção, administração, controle, manutenção, economia e eficiência no arquivamento e gerenciamento de... 2 viabilizar a recuperação da informação; 3 preservar a memória institucional; 4 otimizar o uso da informação. More ...
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