É fundamental que, para armazená-los, você crie um padrão, dividindo os documentos em categorias e subcategorias. Por exemplo, uma gaveta (de um arquivo suspenso, de preferência) para notas fiscais e uma pasta para cada cliente. A nossa dica é manter também cópias digitais de cada documento e – muito importante!
Passo a passo da organização de arquivos físicos
Com todo o material em mãos, comece a organizar os documentos dentro das pastas. Na frente dela, escreva o nome da categoria principal – por exemplo, “contas pagas”. Então, em cada uma das abas dentro da pasta, escreva o nome da subcategoria – por exemplo, “luz”, “água”, “telefone” e “aluguel”.
Utilizem a vossa imaginação para organizarem todos os pequenos objectos que compõem um escritório – canetas, marcadores, pins, agrafadores, agrafos, clips, post-its, blocos de notas, CDs – recorrendo a cestos, bolsas, caixas, latas e frascos de vidro.
Aprender a organizar arquivos é fundamental, para garantir que todo o trabalho seja feito da melhor maneira possível sem ignorar ou esquecer detalhes importantes.
Continuando as dicas de como organizar arquivos de uma empresa, existe também a necessidade de aprender a realizar uma organização de arquivos funcionais, referentes a cada um dos colaboradores do negócio.
Organização de arquivos físicos: Passo a passo! Organização de arquivos físicos: Passo a passo! Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte.
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