11 segredos para fazer controle de notas fiscais com eficiência
Como organizar notas fiscais
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter as NF-e em arquivo digital pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital.
5 anos
Como você sabe, a nota fiscal é o documento que comprova não só a aquisição de algo como garante que os impostos foram pagos dentro da conformidade legal. De acordo com a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173, o prazo de guarda do documento é de 5 anos.
4 dicas para organizar os documentos na empresa
A nota fiscal eletrônica (NF-e) já é uma obrigação em quase todas as empresas brasileiras. Ela simplifica e regula os processos de compra e venda dos produtos, tanto para os envolvidos, quanto para a própria SEFAZ — tornando indispensável um controle efetivo das emissões e recebimentos.
Arquivar notas fiscais é o tipo de tarefa chata e repetitiva que todos preferem deixar para depois. Mas, sem disciplina, será impossível manter suas notas fiscais organizadas. Por isso, mantenha o hábito de arquivá-las imediatamente, assim que forem emitidas.
Toda empresa, independentemente de seu tamanho ou segmento, precisa emitir notas fiscais ao realizar uma atividade comercial, seja de compra ou de venda. E por mais que alguns as considerem uma mera burocracia, as notas fiscais são documentos oficiais que comprovam uma transação comercial.
As notas fiscais não precisam ser mais guardadas após 5 anos de arquivamento em sua empresa. Mesmo assim, em algumas organizações, toma-se o cuidado de mantê-las por mais tempo. Conforme o critério usado em seu negócio, ao final de cada ano fiscal, vale a pena dar uma destinação final adequada para as notas que não precisam ser mais guardadas.
Primeiramente, você precisa de um espaço específico próprio e adequado. Nele deverão ficarão os arquivos, caixas e pastas com as notas fiscais arquivadas. Defina a maneira como as novas notas fiscais emitidas serão arquivadas junto às demais. Normalmente se usa uma ordem cronológica.
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