folhas de pagamento e sistemas dados trabalhistas e previdenciários devem ser mantidos por dez anos; documentos comprobatórios para a aposentadoria, junto ao INSS, devem ser arquivadas por 20 anos; FGTS, GFIP e GRFC devem ser mantidos por 30 anos.
❚ As contas do ano em vigor que já foram pagas devem ser armazenadas em uma pasta sanfonada com diversas divisórias. Existem pastas com menos ou mais compartimentos: escolha um modelo no qual caibam, separadamente, os comprovantes de todas as movimentações financeiras da família, e identifique cada aba com etiquetas.
cinco anos As contas de água, luz, gás, telefone, TV a cabo e celular devem ser mantidas por cinco anos.
COMPROVANTES DE PAGAMENTO o Tributos: Documentos como o comprovante de pagamento de IPTU, IPVA, DARFS, etc, devem ser limpos por 5 anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento. o Contas de Água, Luz, Telefone e Gas também devem ser mantidas por 5 anos, pois também são considerados taxas.
4 dicas para organizar os documentos na empresa
Como organizar documentos: dicas essenciais
As contas a pagar devem ser guardadas em PASTA VERMELHA. O vermelho simboliza o sucesso financeiro alcançado para pagar as contas. ATENÇÃO: nunca colocar as contas a pagar dentro de uma agenda. As agendas são progressivas.
Procure deixar as pastas ou arquivos de despesas mensais em lugar de fácil acesso. Assim, não terá problemas em achá-las quando precisar de algum recibo de pagamento. Já as que têm documentação pessoal, de imóvel e outros bens devem ser guardadas em locais mais restritos, pois arquivam documentos mais importantes.
Separe uma pasta ou uma caixa apenas para isso. Você deve deixá-la sempre ao alcance das mãos para colocar ali todas as contas a pagar. Outra ideia: você pode também organizar as contas a pagar em uma pasta sanfonada onde cada divisão destine-se a um mês do ano e ir guardando ali as contas por mês de vencimento. Faça como parecer melhor para você!
Separar algumas horinhas do dia para realizar a tarefa de organizar contas e documentos pode fazer uma grande diferença na sua vida financeira. Isso porque a organização é importantíssima para não perdermos tempo e a paz de espírito procurando por algo importante.
Verifique o espaço que você terá para guardar a papelada: se é uma mesa com computador, invista em um bom gaveteiro embaixo da mesa para arquivar os documentos em pastas suspensas ou pastas arquivo, do tipo sanfonadas.
Você deve escolher o método que melhor se adapte as suas necessidades. Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e pastas sanfonadas. Se o que você pretende é guardar os documentos em uma estante, opte pelas caixas e maletas arquivo.
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