A gestão de documentos é essencial para garantir que todas as informações necessárias para o seu negócio sejam rapidamente acessadas. É também com ela que você será capaz de criar processos para controlar toda a documentação da sua empresa corretamente.
A importância do arquivo de documentos e da história é exatamente porque eles representam um patrimônio único, precioso e insubstituível, transmitido de geração em geração contribuindo com a democracia e com a qualidade de vida dos cidadãos.
Ajuda a evitar e solucionar problemas – de modo que prejuízos ou gastos desnecessários não se tornem “dores de cabeça” corriqueiras. A gestão documental no RH permite controles direto e seguro quando falamos em: proventos de colaboradores, férias, horas-extras, pagamentos diversos, planos de saúde e outros benefícios.
Mais agilidade nos processos
Uma boa gestão de documentos consiste em armazenar os arquivos da empresa de acordo com sua natureza e necessidade. ... Documentos muito utilizados no dia a dia, por sua vez, precisam ser guardados em locais de fácil acesso, para simplificar sua busca e dar mais agilidade aos processos.
Objetivos da gestão de documentos
Organizar, de modo eficiente, a produção, administração, gerenciamento, manutenção e destinação dos documentos. Formalizar a eliminação de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento.
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O princípio básico na Gestão de Documentos é o Princípio da Proveniência – que também é chamado de Princípio de Respeito aos Fundos -, que consiste em resguardar um fundo de misturas com outros, de parcelamentos e de eliminações, ou seja, evitar o desmembramento da documentação que trata de determinado assunto (Exemplo ...
Quando feito corretamente, o arquivamento de documentos empresariais facilita todo o gerenciamento das informações internas necessárias para o desenvolvimento das atividades da empresa.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
Ao desenvolver a gestão documental com eficiência estaremos facilitando a relação arquivo/usuário, pois ao consultar os arquivos, os usuários terão acesso de forma mais rápida e eficiente. Por outro lado auxiliará no processo de difusão do arquivo aumentando significativamente o número de usuários.
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