A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
Os documentos passam por três fases de arquivamento para cumprirem seu ciclo vital: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. Essas fases são definidas conforme fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.
3° da Lei n° 8.159/1991, considera-se gestão de documentos o "conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente". ...
A grande parte dos especialistas em gestão de documentos organizam os elementos em três níveis diferentes: 1º: papéis que possuem assinaturas ou contratos devem ser armazenados no formato físico; ... 3º: cópias de documentos ou outros papéis que não precisam ser armazenados depois do uso ou da digitalização.
A Gestão Documental é o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação, ao arquivamento e à destinação de documentos e processos no âmbito do Poder Judiciário, no exercício de suas atividades, inclusive as administrativas, qualquer que seja o suporte de registro ...
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A Gestão Documental tem por objetivo administrar documentos durante as seguintes fases: corrente (primeira) e intermediária (segunda idade). ... Dentro de uma organização, a importância da Gestão Documental é permitir a partilha de documentos. Desta forma, gera benefícios e simplifica os processos de negócio da companhia.
A Gestão Documental informatizada consiste num sistema de arquivo, que permite a organização e consulta de documentos num formato eletrónico que contém informação de natureza documental trocada entre os utilizadores da aplicação.
O ciclo de vida dos documentos possui três idades.Três idades do arquivo. ... Corrente (1ª idade) ... Intermediário (2ª idade) ... Permanente (3ª idade) ... Fases da gestão de documentos. ... Tabela de temporalidade. ... A destinação final dos documentos.
Quais são os principais tipos de formatos de arquivos?DOC. DOC é outro formato de arquivos muito conhecido, próprio do programa Word, da Microsoft. ... PDF. O PDF é o grande herói dos formatos de texto e tem sua razão de ser. ... PPT. ... JPEG. ... PNG. ... EPS. ... PSD, CDR e AI.
São chamados de arquivos correntes, como o próprio nome sugere, os documentos ativos e bastante utilizados no momento atual. Trata-se de papéis que estão estreitamente vinculados aos objetivos imediatos da empresa, sendo até necessários para a execução de suas atividades-fim.
A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos.
Conheça os 4 principais objetivos da gestão documentalOrganizar a produção, arquivamento e formas de consulta dos documentos corporativos. ... Possibilitar a localização da informação armazenada. ... Preservar a memória da companhia. ... Melhorar o uso da informação.
A palavra-chave das administrações dos países desenvolvidos, sobretudo gestão de documentos, passou a ser eficiência. A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos problemas documentais gerou o conjunto de princípios da gestão de documentos.
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).
As fases do ciclo de vida de documentosFase corrente. A primeira fase do ciclo de vida de documentos, a fase corrente, é quando o documento tem a sua maior importância. ... Fase intermediária. ... Fase permanente.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato. Gênero: refere-se à maneira de representar o documento de acordo com o seu suporte.
Tipos de arquivoOs arquivos podem ser divididos em:Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. ... Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
Alguns dos tipos mais comuns:PSD: gerado pelo Photoshop;CDR: gerado pelo Corel Draw;XML: arquivo gerado para documentos usados na internet;SQL: arquivo específico para administração e dados;TXT e WORD: arquivos de texto;EXE: arquivo de execução;ZIP e RAR: arquivos compactados;JPG e PNG: arquivos de imagens.
A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento. ... É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente.
A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído por documentos que são consultados frequentemente, e estão em setores de trabalho, ou seja, próximos do seu produtor. Ainda estão vigentes, cumprindo funções administrativas e auxiliando na tomada de decisões.
Outras características do documento de arquivo...
Confiabilidade/Fidedignidade; Integridade; Identidade; Autenticidade (depende da identidade e integridade);
Ao desenvolver a gestão documental com eficiência estaremos facilitando a relação arquivo/usuário, pois ao consultar os arquivos, os usuários terão acesso de forma mais rápida e eficiente. ... Também é conveniente frisar que, para o cidadão, o acesso é um direito e para os arquivos é uma função primordial.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
Acompanhar os novos registros lançados no sistema. Saber em que situação encontram os números e processos das atividades da empresa. Permitir ou negar acesso para determinados documentos e informações. Saber a movimentação de uso do sistema.
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