A função primordial dos arquivos permanentes é de recolher e tratar os documentos públicos depois de cumprirem as razões para qual ele foi criado. Os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos pelas organizações durante o exercício governamental.
A função primordial de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais, de uso não-corrente, ou seja, concentrar sob sua custódia, conservar e tornar acessíveis documentos não-correntes, que possam tornar-se úteis para fins administrativos, pesquisas ...
Ao contrário dos que chamam de “Arquivo Morto”, o Arquivo Permanente é o conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função do seu valor (Secundário), também chamado de arquivo histórico.
Arquivo permanente
Normalmente são os documentos que já possuem mais de 25 anos e não são utilizados, mas que precisam ser mantidos por serem muito importantes. Um dos grandes exemplos que podemos citar aqui são os documentos históricos. Eles não são mais utilizados mas continuam tendo um grande valor para a empresa.
Acabei de citar para você todas as atividades que são desenvolvidas no arquivo permanente: arranjo, conservação/preservação/restauração e acesso. O arranjo é o modo de organização dos documentos de valor secundário no arquivo permanente.
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Arquivo corrente
Trata-se de papéis que estão estreitamente vinculados aos objetivos imediatos da empresa, sendo até necessários para a execução de suas atividades-fim. Notas fiscais recentes e recibos de compras atuais, entre outros documentos do tipo, são exemplos de arquivos correntes.
Os livros e demais materiais bibliográficos apresentam características de material permanente (durabilidade superior a dois anos, não é quebradiço, não é perecível, não é incorporável a outro bem, não se destina a transformação).
Geralmente, os arquivos intermediários ou permanentes são guardados fisicamente em uma sala do arquivo.
Tipos de arquivoOs arquivos podem ser divididos em:Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. ... Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
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