Antes de convocar uma reunião, faça um planejamento:
Como melhorar a gestão do tempo e produtividade em reuniões
Pré-estabeleça o tempo da reunião: Defina um horário de início, mas também um horário para terminar a reunião. Neste item, uma pauta bem estruturada vai auxiliar a manter o foco nos itens a serem discutidos e planejá-los de acordo com o tempo definido para a reunião.
Uma tarefa-chave para o planejamento integrado é, portanto, coordenar as necessidades de atividades e recursos entre unidades/disciplinas, e garantir que os fluxos de recursos sejam tão previsíveis quanto possível, de maneira a evitar uma repentina – e não planejada – interrupção das atividades.
Planejar e organizar a reunião é uma tarefa fundamental para sua mensagem seja transmitida com sucesso para os colaboradores. ... Quando há um planejamento a ser seguido, a reunião é capaz de ampliar e fortalecer atitudes e comportamentos mais assertivos, promovendo mudanças entre os funcionários.
O planejamento de uma reunião pedagógica precisa considerar aspectos como finalidade, assunto e tempo. E sempre deve prever espaço para o grupo avaliar o encontro. Esta é mais uma forma de escutar e valorizar os professores, bem como de subsidiar a coordenação pedagógica para o constante aperfeiçoamento dos encontros.
As reuniões podem, em muitos casos, acabar fazendo com que a força de trabalho de uma corporação perca tempo ao invés de economizar. Por isso, para ter uma reunião produtiva é necessária buscar realizar a troca de ideias e a tomada de decisões importantes. Para isso, a organização e planejamento prévio é extremamente importante.
Prepare-se para colaborar 100% com a reunião: A atenção e o foco devem estar em alta durante toda a reunião para que ela seja produtiva; portanto, inicie o debate com comprometimento total em achar uma solução.
O principal cuidado deve se começar é pelo planejamento da reunião. Pense que seus funcionários estarão prestando muito mais atenção em você, pela ansiedade de conhecer sua postura, seu ponto de vista. Essa reunião, com certeza, irá marcar o estilo de liderança que você assumirá daqui para frente.
Mas, além deles é necessário: Determinar a finalidade da reunião: Os assuntos e pautas a serem resolvidos deve ser previamente estabelecidos, e a reunião não deve fugir do foco determinado; Programar e administrar o tempo do debate: Planeje o desenrolar da reunião e, se necessário, divida-o em blocos certos para discutir cada pauta específica;
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