Via de regra, trata-se de um documento de caráter orientador e disciplinador, cujo objetivo é informar que o destinatário deixou de cumprir alguma exigência legal. O ofício sempre irá citar a legislação infringida e o prazo para a regularização da situação.
O ofício é um tipo de documento oficial, uma correspondência, o qual é utilizado por servidores e funcionários da Administração Pública. Trata-se de documento emitido por Prefeituras, suas secretarias e órgãos, ou por tribunais e outros entes do Estado.
Da mesma forma, o ofício é numerado quando o remetente é pessoa jurídica. Normalmente, pessoas físicas não costumam numerar correspondência. O número é de ordem e geralmente recomeça do 1 a cada ano civil.
Um ofício é um documento que, em geral, tem como objetivo solicitar, comunicar, reivindicar ou notificar de maneira formal sobre um determinado assunto. Esse tipo de documento costuma ser utilizado por locais que precisam ter um registro e controle das notificações enviadas, como as repartições públicas.
O termo “ofício” nos remete a uma declaração de caráter oficial, portanto tem efeitos jurídicos práticos. Sendo assim, o ofício serve para deixar clara uma posição sobre temas de interesse geral e público ou, na maioria dos casos, expressar uma ordem.
Para gerar o ofício eletronicamente no SEI, clique em “Incluir documento” e, em seguida, escolha o tipo “Ofício SEI”. Preencha os campos da tela de cadastro do documento conforme for mais adequado, não esquecendo o nível de acesso “público” e a numeração do documento, se houver.
Um ofício pode ser simples, destinado a uma só pessoa ou instituição, ou múltiplo, voltado a diferentes destinatários. O formato não precisa ser engessado, porque é bastante frequente que cada órgão ou corporação tenha suas peculiaridades e normas próprias. Em geral, a formalidade é uma regra.
Em alguns contextos, um ofício pode também ser chamado de memorando, embora esse tipo de comunicado possa ter outros significados. Para pequenas empresas, elaborar um ofício envolve momentos relacionados a impostos, licenças diversas, recursos em multas e processos junto à prefeitura ou ao governo estadual, ou outros tipos de demanda.
O manual busca explicar como recepcionar um ofício recebido em papel; como responder e tramitar um ofício recebido eletronicamente e como autuar um ofício no SEI. Assim como nos outros manuais, as informações mais importantes deste material são destacadas por meio das seguintes orientações visuais:
Destinatário: Inclua o nome do destinatário do ofício. Em linhas separadas e imediatamente abaixo, inclua o cargo (por exemplo: “Diretor do Departamento”, ou “Coordenador de Setor” ou “Gerente geral”) e o nome da empresa ou instituição.
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