Comece sempre com uma saudação que se adeque a relação que você tem com o outro. Termos como “Fulana, bom dia!”, “Prezados, boa tarde!”, ” Caro Fulano, boa noite!”, sempre caem bem. Se você ficar trocando e-mails com a pessoa ao longo do dia, não precisa saudá-la o tempo todo, basta apenas chamá-la por seu nome.
Escolha um nome neutro para seu e-mail, sem apelidos, números ou frases. Pode usar hífens e sublinhados para garantir um nome mais formal. Coloque o seu nome verdadeiro, com ou sem sobrenome. Caso já existam outras pessoas com o mesmo endereço, pode variar com o seu primeiro nome e as iniciais dos sobrenomes.
Toda pessoa merece respeito e cordialidade. Palavras como “Prezado” no início do corpo de um e-mail formal são importantíssimas para demonstração de respeito. Além disso, no e-mail formal, deve-se colocar um cumprimento de acordo com o cargo do destinatário, como por exemplo Dr(a). ou Sr(a).
Apesar da sua melhor pesquisa sobre a companhia, você não consegue descobrir para quem enviar o email. Nesse casos, é melhor, normalmente., começar seu email com uma abertura genéria, porém amigavel, como "Olá" Evite "A Quem Possa Interessar" que soa muito severo e formal. Seu público também afeta o estilo e o tom do seu email.
Ao enviar um e-mail para alguém que você tem apenas uma relação profissional, aposte sempre em termos mais formais. Nada impede que, dentro dos limites profissionais, você seja um pouco mais informal com quem já tem afinidade. Nem pense em usar gírias, emojis ou abreviações como “vc”, “tbm”, “Att.”, “ctz”, “tá”.
Quando for enviar um e-mail para uma pessoa com quem não tem um relacionamento (um novo cliente, agente do governo ou indivíduo que está supervisionando uma seleção para uma vaga de emprego), diga quem você é e por que está escrevendo. A apresentação deve ser realizada nas duas primeiras frases do e-mail, no máximo.
Pesquise. Antes de redigir um e-mail para alguém que não conhece, existem algumas coisas que você precisa fazer. Para começar, dê uma olhada no site da empresa na qual a pessoa trabalha. Caso ainda não saiba o endereço de e-mail do indivíduo, pesquise no site corporativo.
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