10 dicas para organizar arquivos no seu computador
Se você trabalha para uma empresa com clientes (externos ou internos), então uma estratégia para organizar seu trabalho é óbvia: criar uma pasta por cliente. Dentro delas, crie pastas por projeto. E - aqui está o segredo - dentro de cada pasta de projeto, eu sugiro criar uma pasta de versão.
Dentro da pasta de cada ano, crie subpastas referentes aos meses. Nomeie cada uma delas com o mês correspondente. Você não precisa criar todas as 12 pastas de uma vez só (a não ser que você esteja organizando arquivos de anos anteriores), elas podem ser criadas conforme os meses vão chegando.
Para organizar arquivos em uma ordem diferente, clique no botão de opções de visualização na barra de ferramentas e escolha Por nome, Por tamanho, Por tipo, Por data de modificação ou Por data de acesso. Como um exemplo, se você seleciona Por nome, os arquivos vão ser organizados por seus nomes, em ordem alfabética.
Dentro da pasta de cada ano, crie subpastas referentes aos meses. Nomeie cada uma delas com o mês correspondente. Você não precisa criar todas as 12 pastas de uma vez só (a não ser que você esteja organizando arquivos de anos anteriores), elas podem ser criadas conforme os meses vão chegando.
Pode ser o seu desktop (mas ele pode ficar cheio), mas recomendo a pasta “Documentos”. Uma dica interessante é manter tudo organizado em ordem alfabética. No Windows, clique na aba Exibir no topo > Classificar por > escolha a opção Nome e marque Ordem crescente.
Sem sair da cadeira do seu escritório, com uso de um computador é possível definir um padrão das organizações dos documentos digitalizados, criando pastas e gerando senhas de acesso para cada arquivo, além de níveis de autorização para cada colaborador. Você consegue dividir as pastas conforme o nome dos clientes ou os tipos de arquivos.
Aprender a organizar arquivos é fundamental, para garantir que todo o trabalho seja feito da melhor maneira possível sem ignorar ou esquecer detalhes importantes.
Como organizo arquivos e pastas com o Dropbox? Organizar arquivos e pastas com o Dropbox é fácil. Primeiro, você precisará configurar uma estrutura de pastas com base em como suas equipes geralmente trabalham.
Isso auxilia a otimizar o processo de descarte e renovação de documentos sempre que necessário, garantindo que a sua empresa esteja de acordo com as demandas legais, além de não acumular papéis inválidos dentro da empresa. Para isso, é preciso considerar dois termos de organização dos arquivos:
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