12 dicas de como fazer gestão de documentos
Como fazer uma gestão de documentos eficiente
Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. A ideia é simplificar o uso desses papéis no dia a dia, tornando a busca por dados mais fácil, organizada e segura.
Como fazer uma boa gestão dos documentos Para começar, digitalize tudo o que for possível, a fim de que as informações estejam prontas para migração. Saiba filtrar as úteis das irrelevantes, para não criar um volume desnecessário de arquivos. Depois, é só seguir as boas práticas abaixo.
3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
O objetivo da gestão de documentos é: Possibilitar a produção, administração, controle e manutenção, economia e eficiência, logo, além de facilitar na fase de elaboração, arquivamento e gerenciamento, uma boa gestão de documentos traz economia sustentável e redução de tempo.
O gerenciamento de documentos digitais é um sistema amplo que converte os documentos da sua empresa para arquivos digitais que são armazenados em HDs, servidores ou em nuvem. Ele pode ser realizado a partir da aplicação de softwares e hardwares.
Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros.
Gestão de documentos é um conjunto de processos que envolve o armazenamento, organização e uso inteligente dos arquivos da empresa, como contratos, escrituras, guias de impostos e folhas de pagamento, entre outros.
3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Como fazer uma boa gestão de documentos? Para uma gestão de documentos eficiente, é essencial dividir a tarefa por fases. Em um primeiro momento, a empresa deverá fazer a separação dos documentos e a digitalização de todos eles, permitindo que esses itens sejam arquivados de maneira mais tecnológica.
E a forma como esses itens são geridos pode fazer a diferença na hora de tornar as operações mais produtivas e até de embasar a tomada de decisões. A gestão de documentos é, portanto, uma das etapas mais importantes na estruturação de qualquer empresa. Apesar disso, nem sempre ela é considerada de forma adequada.
A gestão de documentos cuida exatamente disso, ela cria processos que garantem o controle e o arquivamento correto de qualquer tipo de documento, considerando sua categoria e suas recomendações de manuseio. Acha que essa tarefa é simples? Então compreenda que ela exige muito mais do que um grande gaveteiro para guardar documentos estratégicos.
O primeiro deles é a criação de tabelas ou listas organizacionais com os títulos de cada arquivo e outras informações (data, horário de armazenamento, importância, validade, entre outros), o que facilita na organização geral. A grande parte dos especialistas em gestão de documentos organizam os elementos em três níveis diferentes:
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