Dependendo da situação, é recomentado armazenar documentos trabalhistas por 10 anos, como a folha de pagamento e o registro eletrônico. O Fundo de Garantia do tempo de Serviço (FGTS), por exemplo, recomenda-se por 30 anos.
Para que o departamento de pessoal possa se manter organizado, é preciso que esses documentos sejam arquivados da maneira correta. Eles devem ser mantidos em pastas, uma para cada funcionário. Essas pastas precisam ser mantidas em um local adequado, sem umidade ou luz forte, para que os documentos sejam preservados.
Como arquivar documentos de funcionários? Passo a passo
O arquivamento deve ser feito em pastas exclusivas de cada funcionário, que podem ser organizadas por data de admissão ou por ordem alfabética. Por sua vez, essas pastas precisam ficar guardadas em local livre de umidade ou luz forte para garantir a preservação dos documentos.
Após a saída, conservá-los por dez anos, prazo prescricional estipulado pelo Código Civil.
Por isso, conheça as 7 dicas de como organizar os arquivos do departamento pessoal, com atenção!
Confira nesse artigo algumas dicas para fazer o arquivamento documentos de forma eficiente.
Quais documentos devem constar no prontuário de funcionário?
Quais documentos devem constar no prontuário de funcionário?
Afinal, todos os documentos dos colaboradores possuem um prazo de guarda, que deve ser respeitado. Se você chegou a esse texto procurando saber mais informações sobre isso, está no lugar certo. Garanto que, ao final dele, você terá uma boa noção dos motivos pelos quais sua empresa deve prestar bastante atenção em seus documentos do dia a dia.
Além disso, não guardar documentos relacionados à comprovação de que as obrigações legais com funcionários foram cumpridas, podem implicar em sérios processos trabalhistas. Para evitar riscos desnecessários e não ser pego de surpresa, confira a seguir os prazos corretos para guardar documentos fiscais na sua empresa.
É importante saber que tipo de documento deve ser guardado para que não aconteça de você contratar o serviço de guarda de documentos sem realmente precisar. Por isso fizemos uma lista com alguns exemplos. Confira quais são: Entre outros.
Qual a melhor forma de arquivar documentos de funcionários? Para evitar todos os problemas que citamos acima, a sua empresa não precisa somente arquivar os documentos, mas sim, arquivá-los da forma correta. Afinal, você sabia que um livro de registros de funcionários possui prazo indeterminado de guarda?
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