O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
As fases do ciclo de vida de documentosFase corrente. A primeira fase do ciclo de vida de documentos, a fase corrente, é quando o documento tem a sua maior importância. ... Fase intermediária. ... Fase permanente.
Nela são definidos os prazos para guarda de documentos e a destinação. Alguns documentos, por exemplo, como notas fiscais, extratos bancários e comprovantes de pagamento, tem um prazo prescricional de 5 anos, conforme a lei.
O chamado ciclo vital de um arquivo é composto por três fases: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. Abaixo, explicaremos cada uma delas.
Tipos de arquivoOs arquivos podem ser divididos em:Ativo ou temporário – São os que contêm documentos em uso constante;Inativo ou intermediário – São os que contêm documentos de menor frequência de uso. ... Morto ou permanente – São os que contêm os documentos de frequência praticamente nula.
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Quanto à extensão de sua atuação, os arquivos podem ser classificados em setoriais, centrais ou distritais. Quanto à entidade mantenedora, os arquivos podem ser classificados em: públicos, institucionais, comerciais e pessoais.
1- Arquivo corrente ou primeira idade; 2- Arquivo intermediário ou segunda idade; 3- Arquivo permanente ou terceira idade.
Teoria das Três IdadesCorrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. ... Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. ... Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido.
(CESPE-UNB/TRT10a REG) Um dos critérios estabelecidos nos processos de avaliação documental é indicar o descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos. (CESPE-UNB/FUNCAP-PA) Todo documento com mais de cinco anos arquivado em um arquivo corrente deve ser eliminado.
Teoria das Três idades: Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: corrente, intermediário e permanente.
Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído por documentos que são consultados frequentemente, e estão em setores de trabalho, ou seja, próximos do seu produtor. Ainda estão vigentes, cumprindo funções administrativas e auxiliando na tomada de decisões.
3. Teoria das três idades: Wiffel, em 1972, criou sua teoria das três idades dos documentos.
Uma tabela de temporalidade é uma ferramenta auxiliar da gestão de documentos. Ela evita perdas e extravios, assim como indica o período de armazenamento de cada arquivo, de acordo com o que a legislação determina. Devido a suas características, um dos benefícios é a facilidade de busca de documentos.
A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Arquivo permanente (terceira idade): "conjunto de documentos custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor". Constitui-se de documentos produzidos em geral há mais de 25 anos pelas instituições administrativas públicas ou privadas.
Conhecer o ciclo de vida do documento é fundamental para uma gestão eficiente. Assim, é possível estruturar a gestão documental adequada, otimizando os processos da empresa.
2) Pelos estágios de sua evolução:
a) Arquivos de primeira idade ou corrente; b) Arquivos de segunda idade ou intermediário; c) Arquivos de terceira idade ou permanentes.
Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizarArquivamento por assunto. Uma das técnicas mais empregadas na gestão de documentos é o arquivamento por assunto. ... Método alfabético. ... Método numérico. ... Método eletrônico. ... Método geográfico. ... Arquivo morto. ... Microfilmagem. ... Nuvem.
Tipos de fontes históricasDocumentos textuais: cartas, crônicas, ofícios, diários, relatos.Vestígios arqueológicos: objetos de cerâmica, construções, estátuas.Representações pictóricas: quadros, pinturas, fotos, afrescos.Registros orais: testemunhos pessoais transmitidos oralmente.
O prazo de arquivamento — ou, como nos referimos anteriormente, a temporalidade do documento — é o período pré-definido em que os documentos devem permanecer guardados. Em outras palavras, é o seu tempo de vida útil.
Tabela de Temporalidade é o instrumento/meio com o qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados às áreas contábil, fiscal, financeira e pessoal.
A consolidação do ciclo vital dos documentos está vinculada ao atendimento das demandas práticas contingenciais do período, sobretudo em relação ao tratamento do grande volume de documentos produzidos.
Rondinelli (2014) considera como objeto de estudo da Arquivologia o documento arquivístico, compreendido nessa conjuntura como agregações, de qualquer natureza e de qualquer período, sendo o objetivo da Arquivologia o controle, comunicação e preservação dos documentos arquivísticos, de maneira contextualizada.
Os princípios fundamentais da arquivologia são: - Princípio da Proveniência; - Princípio do Respeito pela Ordem Original; - Princípio da Organicidade; - Princípio da Unicidade; - Princípio da Indivisibilidade ou integridade.
O arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade no decurso das ações em prol de uma missão.
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