A sonegação de impostos por não emitir nota fiscal está sujeita à multa que varia entre 10% e 100% sobre o valor de cada nota contestada. Uma das sanções previstas nos casos de não emissão intencional é multa corresponde a 75% do valor da nota omitida.
Veja abaixo as 9 dicas e boas práticas de como arquivar notas fiscais:
Como arquivar notas fiscais em 5 etapas
As notas fiscais de compra de produtos e serviços duráveis devem ser guardadas pelo prazo da vida útil do produto/serviço, a contar da aquisição do bem, uma vez que, mesmo após o término da garantia contratual, ainda há possibilidade de aparecerem vícios ocultos.
Por que é importante guardar notas fiscais? Antes de mais nada, é importante frisar que armazenar notas fiscais não é só uma boa prática. É uma obrigação. Ao longo do tempo, a Receita Federal pode solicitar esses documentos para verificar possíveis inconsistências tributárias.
Defina a maneira como as novas notas fiscais emitidas serão arquivadas junto às demais. Normalmente se usa uma ordem cronológica. Seja em uma gaveta ou uma estante, com auxílio da tecnologia e de sistemas automatizados – e com ajuda de um funcionário de confiança – o importante é que: as notas fiscais não se confundam com outros documentos;
Toda empresa, independentemente de seu tamanho ou segmento, precisa emitir notas fiscais ao realizar uma atividade comercial, seja de compra ou de venda. E por mais que alguns as considerem uma mera burocracia, as notas fiscais são documentos oficiais que comprovam uma transação comercial.
A cada semana ou ao menos de 15 em 15 dias é recomendável verificar se o trabalho de arquivamento das notas fiscais foi realmente realizado e se foi feito da maneira certa, seguindo os procedimentos definidos. Isso porque um deslize pode tornar toda a organização falha.
As notas fiscais não precisam ser mais guardadas após 5 anos de arquivamento em sua empresa. Mesmo assim, em algumas organizações, toma-se o cuidado de mantê-las por mais tempo. Conforme o critério usado em seu negócio, ao final de cada ano fiscal, vale a pena dar uma destinação final adequada para as notas que não precisam ser mais guardadas.
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