1.1 As três etapas da gestão documental A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação.
Os documentos passam por três fases de arquivamento para cumprirem seu ciclo vital: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. Essas fases são definidas conforme fatores como frequência de consulta, nível de importância e vigência administrativa.
Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas. Também conta com um controle de distribuição de documentos por versão, considerando permissões de acesso específicas e logs de atividades a cada documento.
Assim, são apresen- tadas as representações das três fases do arquivamento por que passam os documentos (corrente, intermediária e permanente) e a do ciclo vital de documentos proposta por James Rhoads (1989) (nascimento, vida ativa/ produtiva, morte ou destruição, e reencarnação).
Instrumentos de gestão documentalPlano de Classificação e Tabela de Temporalidade. ... Editais e listagens de descarte de documentos. ... Manual de tratamento de informações com restrição de acesso. ... Manual de redação.
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Os instrumentos de gestão de documentos são os sistemas e processos desenvolvidos e aplicados em todas as etapas envolvidas com a Gestão de Documentos (por exemplo a criação, classificação, uso e descarte). ... Padrões estabelecidos para estimular o aperfeiçoamento e a qualidade dos documentos.
Tipos de DocumentosNota fiscal. Documento que oferece caráter legal a uma transação comercial. ... Fatura. Documento que resume a nota fiscal, citando seus principais dados: data de emissão, valor e data do vencimento, além dos dados do comprador e do vendedor.Duplicatas. ... Recibo. ... Vales. ... Nota promissória. ... Aval. ... Fiança.
O ciclo de vida dos documentos possui três idades.Três idades do arquivo. ... Corrente (1ª idade) ... Intermediário (2ª idade) ... Permanente (3ª idade) ... Fases da gestão de documentos. ... Tabela de temporalidade. ... A destinação final dos documentos.
A Arquivologia alcança diversos conceitos, dentre eles o conceito do ciclo de vida documental ou ciclo de vida dos documentos, segundo a qual todo documento de arquivo passa por um ou mais períodos, caracterizados pela freqüência e pelo tipo de utilização que dele é feita.
Arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto:
Existem classificações também que indicam a frequência de uso dos arquivos.
James Rhoads (1989) divide a gestão de documentos em três fases, quais sejam, produção, utilização e destinação.
O que é o tratamento de documentos? Podemos definir o tratamento de documentos como o conjunto de procedimentos que envolve a preparação dos itens para o armazenamento e gestão. Pode ser dividido em 4 etapas: avaliação, classificação, descrição e indexação.
Gestão de documentos é o nome dado ao conjunto de processos implementados por uma instituição com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado de seus registros mais importantes. ... Em termos práticos, a gestão documental é conduzida de acordo com a realidade de cada organização.
O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Os tipos documentos administrativos são: Apostila, Ata, Atestado, Carta, Certidão, Circular, Contrato, Convênio, Decisão, Declaração, Despacho, Determinação de Serviço, Edital, E-mail, Fax, Guia de Encaminhamento de Correspondência Postal, Guia de Remessa de documentos ou Processos, Informação.
Nesse contexto, também emerge o conceito das três idades documentais ou ciclo vital dos documentos. A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.
Arquivamento é o processo de mover dados ou documentos que deixaram de ser utilizados frequentemente e estão no ambiente operacional para outra área, geralmente de menor custo. ... Além disso, os dados históricos ficarão fora do caminho e armazenados com segurança, ainda disponíveis para seus usuários.
O mesmo que "douto", uma forma muito formal de qualificar alguém como alguém que sabe de muita coisa, que é uma pessoa instruída, que é manjona ou erudita.
Teoria das Três IdadesCorrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. ... Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. ... Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido.
A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
Teoria das Três idades: Segundo esta teoria os arquivos (conjunto de documentos) passam por três estágios distintos de arquivamento, de acordo com o uso que se faz dos documentos: corrente, intermediário e permanente. ...
Quais são os tipos de documentos que devem ser conhecidos?Nota Fiscal. ... Faturas e guias. ... Alvará de funcionamento. ... Licenças de funcionamento. ... Recibos e comprovantes de pagamentos. ... Registros contábeis e fiscais. ... Controle de ponto. ... Folhas de pagamento.
Veja quais são os documentos que não podem faltar a todo negócio, desde licenças de funcionamento até documentos contábeis e fiscais.Alvará ... CNPJ. ... Inscrição estadual e municipal. ... Relação Anual de Informações Sociais. ... Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. ... Livros. ... Guias.
Documentos aceitos para comprovação de identidade, sempre em vias originais:RG.CNH.Passaporte.Carteira de Trabalho.Certificado de Dispensa de Incorporação ("Certificado de Reservista")
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