Os principais Sistemas ou Tipos de classificação utilizados em arquivos são:Classificação Alfabética.Classificação Numérica.Classificação Alfa-numérica.Classificação Cronológica.Classificação Geográfica.Classificação Ideológica.Classificação Decimal.Classificação Decimal Universal (CDU)
A classificação de documentos é o processo aplicado para organizar informações por grupos de assuntos e facilitar a localização dos documentos, estejam eles em papel ou em formato digital.
Existem 4 principais formas de se classificar documentos: por espécie, gênero / formato, assunto e relevância. O primeiro classifica os documentos a partir da origem das informações contidas nele, podendo ser combinado com outros métodos para gerar um resultado ainda melhor.
Refere-se a uma classificação quanto à frequência de uso do documento: 1- Arquivo corrente ou primeira idade; 2- Arquivo intermediário ou segunda idade; 3- Arquivo permanente ou terceira idade.
Ao classificar documentos de arquivo, o que se pretende é reestabelecer estas conexões que nascem na produção do documento, durante o processo de gestão administrativa, mas que podem ficar ocultas em virtude das características dos processos administrativos ou de problemas em seu gerenciamento.
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O arquivo é o espaço destinado a fazer a guarda de todos os documentos pertencentes a uma instituição e, portanto, refletem diretamente as funções e atividades que são desenvolvidas por uma instituição.
A Associação de Arquivistas Brasileiros adota a seguinte definição: “Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.
Método Alfabético (por nome) Método Geográfico (por lugar ou procedência) Método Numérico (por números simples, cronológico ou dígito-terminal) Método Ideográfico ou temático (de assunto)
Arquivo de primeira idade ou corrente: Constituído por documentos que são consultados frequentemente, e estão em setores de trabalho, ou seja, próximos do seu produtor. Ainda estão vigentes, cumprindo funções administrativas e auxiliando na tomada de decisões.
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