Arquivos & conceitos: Classificação dos documentos. Os documentos de arquivo podem ser classificados em diferentes categorias, de acordo com suas características. Baseando-se nelas, podemos classificá-los quanto ao: gênero, espécie, tipologia, natureza do assunto, forma, e formato.
Assim, os documentos podem ser textuais, cartográficos – como plantas e mapas, iconográfico – pinturas, cartazes, filmográficos, sonoros, micrográficos e informáticos ou digitais – doc ou pdf.
Caracterização quanto à natureza do assunto
Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a institui- ção, podendo ser de domínio público.
Quais são os tipos de documentos que devem ser conhecidos?Nota Fiscal. ... Faturas e guias. ... Alvará de funcionamento. ... Licenças de funcionamento. ... Recibos e comprovantes de pagamentos. ... Registros contábeis e fiscais. ... Controle de ponto. ... Folhas de pagamento.
A ordenação de documentos é atividade que permite a proposição de um arranjo para a coleção, pertinente aos objetivos institucionais, às características dos documentos e às atividades do público-alvo.
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A ordenação tem por objetivo agilizar o arquivamento. Além disso, estando ordenados adequadamente, é possível manter reunidos todos os documentos referentes a um mesmo assunto. Após a ordenação os documentos serão arquivados em pastas suspensas ou caixas-arquivo, de acordo com suas dimensões.
Método Alfabético (por nome) Método Geográfico (por lugar ou procedência) Método Numérico (por números simples, cronológico ou dígito-terminal) Método Ideográfico ou temático (de assunto)
Quais são os 10 principais documentos empresariais exigidos na fiscalização?Contrato social. ... Alvará de funcionamento. ... Licença sanitária. ... Licença ambiental. ... Contrato com profissional de contabilidade. ... Notas fiscais. ... Registros de contabilidade. ... Comprovantes de RH.
Veja quais são os documentos que não podem faltar a todo negócio, desde licenças de funcionamento até documentos contábeis e fiscais.Alvará ... CNPJ. ... Inscrição estadual e municipal. ... Relação Anual de Informações Sociais. ... Cadastro Geral de Empregados e Desempregados. ... Livros. ... Guias.
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