Mas o que são os fluxos de documentos? Trata-se do desenvolvimento completo de todo o ciclo de tramitação documental na empresa, abrangendo as etapas de elaboração, execução (com o devido acompanhamento) e encerramento de documentos, especialmente, os mais complexos, como contratos.
Como estruturar o fluxo de documentos dentro de uma empresa?Criação, edição e revisão na etapa de elaboração do documento;Incorporação de informações complementares ou adicionais;Checagem dos dados para finalização;Envio aos interessados ou envolvidos;Digitalização no caso de arquivos físicos;
Como a gestão de fluxo de documentos funciona? A gestão de fluxo de documentos se refere a todos os processos e ferramentas utilizadas para facilitar o acesso e o armazenamento de informações. ... Com esse planejamento inicial, assim que receber um documento, o funcionário já saberá qual é o destino dele rapidamente.
Envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
Nesse contexto, também emerge o conceito das três idades documentais ou ciclo vital dos documentos. A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.
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Ciclo de vida dos documentosTrês idades do arquivo. ... Corrente (1ª idade) ... Intermediário (2ª idade) ... Permanente (3ª idade) ... Fases da gestão de documentos. ... Tabela de temporalidade. ... A destinação final dos documentos.
O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas.
Portanto continue a leitura abaixo e conheça 7 dicas que te ajudarão a melhorar o fluxo de arquivos na sua empresa!Separe os documentos de acordo com o uso. ... Organize a guarda física dos documentos. ... Considere a temporalidade. ... Crie uma rotina de digitalização. ... Faça Backups. ... Tenha políticas claras de uso dos documentos.
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