1.2.3 Terceira Idade ou Fase Permanente (inativa): É constituída pelo conjunto de documentos, que em função do seu valor de pesquisa, probatório e informativo são preservados definitivamente. Nesta fase não há restrição de acesso. Também é chamado de Arquivo Histórico.
Contratos que já expiraram e documentos baseados em uma legislação que se tornou obsoleta são considerados exemplos de arquivo permanente.
A função primordial dos arquivos permanentes é de recolher e tratar os documentos públicos depois de cumprirem as razões para qual ele foi criado. Os arquivos administrativos guardam os documentos produzidos ou recebidos pelas organizações durante o exercício governamental.
Qual é o prazo de guarda dos documentos? O tempo de arquivamento, conforme determina a lei, não vai além de cinco anos. Essa medida evita o acúmulo de papel e de espaço por um tempo longo demais. Esse prazo se refere, na maioria das vezes, apenas à fase corrente, ou seja, aquela em que o documento ainda vigora.
O prazo para guarda dos documentos vai variar e deve ser definido por uma Tabela de Temporalidade que atenda à legislação vigente. "A Gestão de Documentos é uma área da Arquivologia que trata dos documentos desde a sua criação, passando pelas fases de utilização, incluindo possíveis descartes.
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Geralmente, os arquivos intermediários ou permanentes são guardados fisicamente em uma sala do arquivo.
Arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto:
Existem classificações também que indicam a frequência de uso dos arquivos.
De acordo com Marilena Leite Paes, em Arquivo: teoria e prática, as atividades do arquivo permanente classificam-se em quatro grupos. São eles: A - Classificação; Descrição e publicação; Restauração; Acesso. ... C - Classificação; Descrição e publicação; Conservação; Restauração.
Os livros e demais materiais bibliográficos apresentam características de material permanente (durabilidade superior a dois anos, não é quebradiço, não é perecível, não é incorporável a outro bem, não se destina a transformação).
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