O arquivamento (assunto concluÃdo) é a guarda dos documentos no local estabelecido na Tabela de Temporalidade de Documentos. Nesta etapa toda a atenção é necessária, pois um documento arquivado erroneamente poderá ficar perdido quando solicitado posteriormente.
Existem muitas formas para arquivar dados, mas atualmente o método mais indicado é realizar a digitalização. A grande parte dos papéis da empresa pode ser digitalizada, sem problemas, por serviços especializados.
O arquivamento é de vital importância para o gerenciamento de informações e pode dar às empresas maior controle sobre seus processos de informações. À medida que a empresa cresce, ela cria mais dados – dados que precisam ser meticulosamente gerenciados e monitorados para serem utilizados adequadamente.
Esse controle recebe o nome de arquivamento; nada mais é do que guardar e conservar ordenadamente os documentos de uma empresa, para futura utilização, devendo ser organizado e classificado de acordo com as necessidades da empresa, permitindo, dessa forma, a localização rápida de documentos quando necessário.
Qual é o prazo de guarda dos documentos? O tempo de arquivamento, conforme determina a lei, não vai além de cinco anos. Essa medida evita o acúmulo de papel e de espaço por um tempo longo demais. Esse prazo se refere, na maioria das vezes, apenas à fase corrente, ou seja, aquela em que o documento ainda vigora.
Como medida de segurança, tanto com relação à integridade dos documentos quanto ao funcionamento administrativo da empresa de forma geral, é preciso que sejam criadas regras não somente para arquivar documentos, mas também para acessá-los.
Alguns documentos administrativos precisam ser guardados por um tempo indefinido, seja nos computadores, em nuvem ou nos arquivos fÃsicos. Porém, a grande parte das documentações possui prazo de validade e necessita de eliminação para evitar o acúmulo de informações desnecessárias.
A partir dessa ação, procede-se à imediata distribuição e arquivamento de acordo com a classe e a fase documental: intermediária: armazenamento provisório, com possibilidade de acesso esporádico;
É possÃvel arquivar documentos corporativos eficientemente, de forma a otimizar procedimentos administrativos e melhorar os processos de gestão, englobando todos os setores. Há também inúmeros benefÃcios gerados em um negócio quando essas estratégias de arquivamento são devidamente colocadas em prática.
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