Classificação de Documentos. Uma das etapas mais importantes para a organização de arquivos é a escolha do método de arquivamento no arranjo da documentação. Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada (por assunto, nome, número, data ou local), podem ser empregados diferentes métodos.
Os métodos de classificação e codificação podem ser alfabéticos ou numéricos, isto é, através de letras ou números. Assim, os documentos podem ser classificados e codificados por nomes de pessoas, cidades, assuntos ou por datas ou códigos numéricos.
Para organizar arquivos em uma ordem diferente, clique no botão de opções de visualização na barra de ferramentas e escolha Por nome, Por tamanho, Por tipo, Por data de modificação ou Por data de acesso. Como um exemplo, se você seleciona Por nome, os arquivos vão ser organizados por seus nomes, em ordem alfabética.
A organização de arquivo nada mais é que uma área do arquivo documental, com a função de administrar os documentos, incluindo o início dos negócios e durante sua vida útil.
Arquivos são conjuntos de documentos, entre eles escritos, fotográficos, microfilmados, mantidos sob a guarda de uma entidade pública ou privada. São utilizados como fonte de informação para as execuções das atividades de uma empresa/instituição e naturalmente refletem suas atividades.
Arquivo ativo, arquivo inativo e arquivo morto: Existem classificações também que indicam a frequência de uso dos arquivos. Por exemplo, o arquivo ativo é aquele que é acessado com frequência. Ele precisa estar em local de fácil visibilidade. O arquivo ativo se mantém inconclusivo.
Quanto à natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos. A classificação de ostensivo é dada aos documentos cuja divulgação não prejudica a institui- ção, podendo ser de domínio público.
Isso auxilia a otimizar o processo de descarte e renovação de documentos sempre que necessário, garantindo que a sua empresa esteja de acordo com as demandas legais, além de não acumular papéis inválidos dentro da empresa. Para isso, é preciso considerar dois termos de organização dos arquivos:
Quando arquivos físicos estão organizados, o setor de RH consegue encontrar informações de colaboradores com rapidez, os contadores encontram sem problemas dados para realizar contabilidade e secretários de escolas acessam de modo ágil as fichas cadastrais dos alunos.
Uma gaveta ou armário pode ser suficiente, caso a quantidade não seja grande. Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma sala específica de arquivos, com pastas ordenadas por importância, ordem alfabética, data ou outras informações relevantes. 2. Estabeleça um padrão organizacional
Organização de arquivos físicos: Passo a passo! Organização de arquivos físicos: Passo a passo! Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte. Organização de arquivos físicos é um cuidado que deve existir em qualquer escritório, independente do porte.
Qual vacina previne a difteria?
Qual a finalidade de uma avaliação psicológica?
O que é gradiente de generalização?
Como se preparar para uma entrevista de emprego para professor?
Quantos quilos posso perder com a água de berinjela?
Como alterar um programa de um disco para outro?
Tem como transferir dinheiro do AME para conta?
Como receber uma transferência pelo Pix?
Como se escreve os pronomes em inglês?
É possível espelhar o WhatsApp?
Como fazer transferência da Caixa para o Banco Inter?
Como mover arquivos do SSD para o HD?