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As cartas que respondem a solicitações devem ser feitas com muito cuidado. Dependendo do tipo de pergunta, sua resposta poderá ser tanto afirmativa como negativa. Nesse tipo de carta, a cortesia é o elemento principal. Não se esqueça de agradecer a carta enviada e demonstre todo o interesse.
Eu penso que uma boa forma de responder a isso, e que eu uso recorrentemente mesmo que o remetente não tenha pedido, é a seguinte: Confirmo boa recepção da sua mensagem, a qual mereceu a minha maior atenção. Agradeço desde já a sua mensagem, a qual mereceu a nossa boa atenção.
No conteúdo do email, é importante responder a todos os questionamentos feitos pelo cliente e, se possível, se antecipar e tratar de prever algumas questões que podem vir a seguir. Lembre-se que uma boa experiência do cliente depende, também, de tratar de surpreendê-lo, oferecendo além do que ele solicita ou precisa.
Confirmamos o recebimento de seu e-mail, o qual já foi encaminhado ao setor competente. Se for uma senhora, ficará obviamente tudo no feminino (Prezada Sra. Fulana). Como respondo formalmente a um e-mail que diz: "Por favor, confirmar a recepção deste e-mail"? Exm.
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