O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
O ciclo vital dos documentos é definido como uma “[...] sucessão de fases por que passam os documentos (corrente, inter- mediária, permanente), desde o momento em que são produzidos até sua destinação final (eliminação ou guarda permanente)” (BRASIL, 2004a).
A partir do conceito do ciclo de vida dos documentos desenvolveu-se a teoria das três idades, uma estratégia de organização documental que reparte o ciclo de vida documental em três fases ou idades (corrente, intermediária e permanente).
A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento. ... É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente.
Assim como os seres vivos, as empresas também passam por um ciclo de vida: nascem, crescem e morrem. Descubra como a administração de empresas lida com isso! Assim como acontece com as formas naturais de vida, as empresas também tem ciclos de vida.
E cada um desses documentos gerados tem um ciclo de vida, que vai desde a sua produção até a prescrição e destino final, que pode ser tanto o descarte quanto o arquivamento. No caso do arquivamento de documentos, é preciso respeitar exigências da legislação pública e da organização interna da empresa, requerendo espaço apropriado para isso.
Nesse contexto surge a teoria do ciclo de vida dos documentos, conhecida como Teoria das Três Idades, que cria condições de selecionar documentos de arquivo, dividi-los em fases distintas e eliminar os que não possuírem mais valor primário, ou seja, a “qualidade inerente às razões de criação de todo documento…” (ARQ-SP, 2012, p.83).
O quadro do ciclo de vida, ao mesmo tempo simples e intuitiva, é uma poderosa forma de pensar sobre e como os desafios na gestão e como uma empresa se move através de que o seu ciclo de vida. O mundo de negócios é repleto de exemplos de marcas que já foram empolgantes e se tornaram insípidas e antiquadas.
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