GUIA | Como organizar arquivos digitais de uma empresa
5 dicas para manter seu arquivo organizado
1. Organize os documentos físicos Embora a tendência de digitalizar dados cresça diariamente, na prática é um pouco difícil se livrar de todos os documentos físicos. Afinal, alguns papéis precisam ser guardados por muito mais tempo (segundo a Tabela de Temporalidade). Então, você não deve dispensar a organização dos elementos físicos.
É importante para a gestão de documentos digitais organizar adequadamente os arquivos desde o primeiro momento, em vez de salvá-los primeiro localmente e depois movê-los para a pasta a que pertencem. Este é um passo desnecessário que muitas vezes leva ao “desaparecimento” do documento em questão.
Uma gaveta ou armário pode ser suficiente, caso a quantidade não seja grande. Por outro lado, se há muitos arquivos em papel, será preciso organizá-los em uma sala específica de arquivos, com pastas ordenadas por importância, ordem alfabética, data ou outras informações relevantes. 2. Estabeleça um padrão organizacional
Por falar nisso, é indispensável estabelecer regras específicas para que os documentos sejam usados corretamente. Essa é uma forma de garantir a padronização e de obter um nível maior de controle e de eficiência. Comece conhecendo quais são as principais necessidades e os usos em relação aos documentos.
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