Um ponto essencial para organizar o arquivo morto é ter um espaço adequado para ele. O local precisa comportar a quantidade de documentos, caixas e pastas e ainda precisa permitir a circulação de pessoas. Nele, qualquer papel deve ser encontrado facilmente.
Faça um projeto. Com o local para guardar o arquivo morto definido, monte um projeto. Estantes, caixas, gavetas são alguns dos móveis que auxiliam na organização do espaço.
7 dicas infalíveis para organizar documentos com precisão
A organização desta maneira também facilitará futuras buscas. Além das caixas em si, utilize pastas coloridas para armazenar os itens do arquivo morto. Esta é uma medida que também favorece à organização e futuras consultas.
Todos vão para o arquivo morto até como prova para quaisquer eventualidades. Existem ainda arquivos inativos, com documentos que vez por outra são consultados. E também, você sabe, os ativos, que exigem toda a atenção, foco e comprometimento, pois estão ocorrendo em tempo real.
Com o passar do tempo, o volume de papéis começa a ficar difícil de ser gerenciado e se não houver planejamento, o arquivo morto pode ser muito complexo de ser organizado e armazenado. Não podemos esquecer também dos arquivos inativos, com documentos que volta e meia necessitam ser consultados.
No entanto, é preciso ter cuidado: de nada adianta armazenar os documentos de forma desorganizada. É preciso ter uma rotina de organização e um planejamento para que os arquivos permaneçam de fácil acesso sempre que necessário.
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