Como organizar arquivo morto? GUARDA BENS > BLOG > Dicas > Como organizar arquivo morto?
No menu Arquivo, clique em Arquivar. Selecione a opção Arquivar essa pasta e todas as subpastas e especifique uma data em Itens de arquivo morto mais antigos do que. Em Arquivo morto,clique em Procurar para especificar um novo arquivo ou local se você não quiser usar o arquivo ou o local padrão.
Sua empresa pode muito bem manter seu arquivo morto em pastas dentro de caixas e armários, só que na sua administração é você quem manda. Primeiro o mais importante: papéis se desgastam com o tempo, por isso é bom digitalizar todos os documentos antes de ordená-los.
A maneira de organizar seus documentos é você quem escolhe! Seja em caixas, gavetas, arquivos, pastas sanfonadas ou fichários, o importante é que você catalogue seus papeis usando um sistema de organização por cores. A ideia é simples: use uma cor para cada tipo de categoria que faça sentido pra você.
Espaço físico Um ponto essencial para organizar o arquivo morto é ter um espaço adequado para ele. O local precisa comportar a quantidade de documentos, caixas e pastas e ainda precisa permitir a circulação de pessoas. Nele, qualquer papel deve ser encontrado facilmente.
O arquivo morto é, basicamente, diversos arquivos e/ou documentos importantes que não estão sendo utilizados no momento, mas que precisam ser guardados. Isso inclui documentos fiscais, contábeis, de processos, de produtos, da área de gestão de pessoas, entre vários outros!
Em Caixas: Organize as caixas convencionais pelo departamento da empresa. Você pode escolher entre os modelos de papelão, feita de material reciclado e com grande durabilidade; as de poliondas, que também possuem grande durabilidade, mas com o diferencial de serem encontradas em diversas cores, que vão facilitar a organização.
Personalize sua caixa de entrada Poucas pessoas sabem, mas o Gmail permite personalizar a aparência da caixa de entrada do seu e-mail.
Manter a caixa de entrada do e-mail organizada é uma tarefa tão difícil quanto lidar com os problemas da vida. A felicidade de tê-la zerada é algo momentâneo para muita gente e que dura apenas por uns dias após a criação da conta de correio eletrônico.
A organização desta maneira também facilitará futuras buscas. Além das caixas em si, utilize pastas coloridas para armazenar os itens do arquivo morto. Esta é uma medida que também favorece à organização e futuras consultas.
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