A gestão de fluxo de documentos se refere a todos os processos e ferramentas utilizadas para facilitar o acesso e o armazenamento de informações. O primeiro passo para ter sucesso nessa estratégia é realizar um mapeamento de toda a movimentação de registros dentro da sua empresa.
Mas o que são os fluxos de documentos? Trata-se do desenvolvimento completo de todo o ciclo de tramitação documental na empresa, abrangendo as etapas de elaboração, execução (com o devido acompanhamento) e encerramento de documentos, especialmente, os mais complexos, como contratos.
Este processo acontece da seguinte maneira: cada documento é captado por câmeras específicas, garantindo a qualidade das informações e uma imagem nítida, o que mantém o valor legal dos materiais. Essas imagens podem ser armazenadas no formato digital ou de modo físico, de acordo com as necessidades da empresa.
Como organizar o fluxo de documentos do seu negócio?1- Organização dos arquivos. Organizar arquivos e documentos é o primeiro passo para qualquer ação de ganho de desempenho operacional. ... 2- Mapeie e defina os processos relacionados à documentação. ... 3- Use a tecnologia.
12 dicas de como fazer gestão de documentosOrganize os documentos físicos. ... Estabeleça um padrão organizacional. ... Considere a temporalidade dos documentos. ... Contrate um serviço de gestão de digitalização de arquivos. ... Envolva a equipe na rotina da gestão documental. ... Crie uma política de uso dos documentos.
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Como organizar e arquivar documentos de maneira eficienteSepare suas informações em categorias mais amplas possíveis conforme já mostramos. ... Faça um arquivo suspenso para cada uma destas categorias. ... Depois, comece a dividir em subcategorias com as pastas de arquivo (pastas simples, que vão dentro das pastas suspensas).
A Organização de Documentos ou Arquivos é um serviço que visa acondicionar e catalogar seu acervo documental através de um conjunto de instrumentos que promovem o eficiente gerenciamento destes documentos e arquivos como: tipificação dos arquivos e documentos, catalogação, tabela de temporalidade, organização em ordem ...
Como estruturar o fluxo de documentos dentro de uma empresa?Criação, edição e revisão na etapa de elaboração do documento;Incorporação de informações complementares ou adicionais;Checagem dos dados para finalização;Envio aos interessados ou envolvidos;Digitalização no caso de arquivos físicos;
Nesse contexto, também emerge o conceito das três idades documentais ou ciclo vital dos documentos. A gestão documental se divide em três fases: produção; utilização; e destinação. digitalização e automação ao longo de todo o ciclo de vida dos documentos. armazenamento dos documentos.
Portanto continue a leitura abaixo e conheça 7 dicas que te ajudarão a melhorar o fluxo de arquivos na sua empresa!Separe os documentos de acordo com o uso. ... Organize a guarda física dos documentos. ... Considere a temporalidade. ... Crie uma rotina de digitalização. ... Faça Backups. ... Tenha políticas claras de uso dos documentos.
o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente (Brasil, 1991).
Em primeiro lugar, acontece a recepção dos documentos para que seja feita a desmaterialização, que consiste na digitalização, em que o documento físico de papel é convertido para um formato eletrônico. Na segunda fase, os documentos passam por uma classificação, ou seja, quais setores e temas se enquadram.
Os documentos passam pelas etapas de elaboração, revisão, aprovação, treinamento e distribuição, registrando o responsável por cada uma destas etapas.
Envolve as atividades de avaliação, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais os documentos a serem eliminados e quais serão preservados permanentemente.
A atividade de triagem documental consiste em analisar documento por documento verificando se os mesmos estão arquivados em local correto, eliminando documentos sem valor e preservando aqueles que o tenham. Em caso de dúvida, o responsável pela documentação deverá ser consultado.
Ciclo de vida dos documentosTrês idades do arquivo. ... Corrente (1ª idade) ... Intermediário (2ª idade) ... Permanente (3ª idade) ... Fases da gestão de documentos. ... Tabela de temporalidade. ... A destinação final dos documentos.
O ciclo de vida dos documentos é o elemento que forma o pano de fundo para as intervenções arquivísticas e divide os arquivos de acordo com as fases ativa, semiativa e inativa dos documentos denominando-os, respectivamente: corrente, intermediário e permanente ou de 1ª idade, 2ª idade e 3ª idade, respectivamente.
As fases do ciclo de vida de documentosFase corrente. A primeira fase do ciclo de vida de documentos, a fase corrente, é quando o documento tem a sua maior importância. ... Fase intermediária. ... Fase permanente.
Como fazer uma boa gestão de documentos?1- Reserve um local para a guarda de documentos físicos. ... 2- Tenha uma rotina de digitalização. ... 3- Considere a temporalidade. ... 4- Construa uma política de uso dos documentos. ... 5- Realize backups com regularidade. ... 6- Utilize a tecnologia a seu favor.
Acompanhe o passo a passo para elaboração:Defina as responsabilidades. Use as raias para agrupar as tarefas que abrangem o processo e definir os responsáveis por cada uma delas. ... Adicione um iniciador. ... Acrescente as tarefas e os desvios. ... Marque o fim do processo.
Quais são as principais dicas para arquivar documentos de forma eficiente?Entenda as características dos documentos da empresa. ... Faça triagem de seus documentos. ... Estabeleça regras para acesso aos documentos. ... Defina os locais de arquivamento dos documentos. ... Arquive documentos contábeis por assunto e em ordem crescente.
A boa organização dos documentos da empresa proporciona um melhor fluxo de trabalho para todos, além de facilitar o acompanhamento de processos. Veja nosso artigo sobre a importância de melhorar os fluxos de trabalho na sua empresa para entender como a gestão de documentos pode impactar esse aspecto do seu negócio.
Além do desgaste físico que isso causa, o tempo também é um fator importante a ser considerado. Acima das questões ligadas a produtividade e a qualidade no trabalho, manter os documentos organizados é fundamental para não perder prazos, não pagar multas e manter a empresa competitiva e competente.
Ter seus documentos arquivados corretamente e devidamente organizados é uma iniciativa que precisa ser cultivada sempre, e os motivos vão desde agilidade na hora de encontrar o que procura, até a praticidade de dividir o espaço com outras pessoas e trazer eficiência ao trabalho.
Na barra de navegação superior, clique em Editar > Organizar páginas. Siga um destes procedimentos para selecionar os arquivos que você deseja organizar e, em seguida, clique em Continuar: Escolha arquivos da lista Recentes ou Arquivos. Adicione arquivos do computador ou arraste e solte os arquivos na área realçada.
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