Para a TI, o arquivo digital é pensado como um arquivo composto por dados binários – sempre 0 e 1 – que formam um dado. ... Arquivos digitais podem ser compartilhados, o que facilita, portanto, o seu back-up. Ou seja, são arquivos que não se perdem, pois você pode fazer cópias e mantê-los em locais seguros, como a nuvem.
Como começar a organizar seus documentos digitalmente
4 dicas para organizar os documentos na empresa
Por isso, conheça os principais cuidados que deve ter no armazenamento de seus arquivos digitais:
Pelo prazo de 5 anos, devem ser mantidos o controle de ponto e as documentações comprobatórias. A folha de pagamento, as guias de recolhimento do INSS, o atestado médico e outros documentos precisam ser arquivados por 10 anos.
Como arquivar documentos digitais? Confira as 5 boas práticas
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Criar uma pasta
Quais são as principais dicas para arquivar documentos de forma eficiente?
Existem várias maneiras de se organizar os documentos, fundamentadas em quatro métodos básicos: alfabético, geográfico, numérico e ideográfico. O estudo das regras que compõem cada método é fundamental para que o concursando consiga resolver as questões sobre o assunto.
Se para os arquivos digitais a segurança principal é o back-up (ou seja, a cópia deles em outras mídias) para os arquivos físicos uma dica interessante é justamente providenciar a sua digitalização. Assim você possuirá duas versões desses documentos, uma física e outra digital e aumentará a possibilidade de tê-los seguros.
A ação mais importante para você organizar os seus arquivos digitais é que você crie uma pasta específica para isso, uma pasta geral. Ela pode ser denominada com as suas iniciais ou com o seu nome.
Arquivos digitais como o próprio nome indica, são arquivos que são armazenados dentro de um HD (hard disc) computador eletrônicos. Esses HDs podem ser internos (ficam dentro de um computador, seja ele de mesa ou notebook) ou externos, como é o caso da foto abaixo.
Por exemplo: além de ter o seu arquivo digital armazenado no seu próprio computador, faça um back-up (cópia) deles também em: um ou mais HDs externos, em um CD ou DVD e em um pendrive. É importante criar o hábito de realizar essas cópias de segurança pelo menos uma vez por semana. Os e-mails também são arquivos digitais.
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