O apostilamento é um reconhecimento de firma. Dessa forma, só estará apto a emitir a Apostila o cartório que possuir a firma reconhecida, selo ou carimbo do emissor do documento. Todavia, já existem sistemas integrados que permitem que uma mesma firma seja reconhecida em qualquer um dos cartórios.
A Apostila de Haia (ou a Apostila de Convenção de Haia), nada mais é do que um selo ou carimbo emitido pelas autoridades competentes. O selo é colocado no documento como forma de certificar sua autenticidade pelo órgão do qual foi expedido para que assim seja válido em outros países.
Apostilamento é uma autenticação emitida nos termos da Convenção de Haia que garante a procedência de um documento público nacional para ter validade e eficácia no exterior, eliminando o procedimento de legalização, muitas vezes complicado, demorado e dispendioso.
A Apostila é um certificado de autenticidade emitido por países signatários da Convenção da Haia, promulgada no Brasil pelo Decreto 8.660/2016, que é colocada em um documento público para atestar sua origem (assinatura, cargo de agente público, selo ou carimbo de instituição).
Ele é feito pelos Cartórios de Notas, que ficam encarregados de certificar a validade do documento e fazer o lançamento da apostila no sistema internacional. A partir do apostilamento, o documento será aceito pelos países signatários sem a necessidade de um processo burocrático de reconhecimento.
A Apostila certifica apenas a origem do documento público, e não o próprio documento. Em outras palavras, ela certifica a autenticidade da assinatura (reconhecimento de firma) da pessoa, da função ou do cargo exercido pelo signatário do documento e, quando cabível, a autenticidade do selo ou do carimbo nele aposto.
O apostilamento possui uma série de vantagens, que ajudaram a dinamizar, e muito, o procedimento de documentação.
O prazo para entrega do documento, a partir do pedido, é de cinco dias úteis e seu custo varia de estado para estado. O país de destino do documento pode averiguar a autenticidade da apostila através de um banco de dados unificado organizado pelo CNJ.
Cada país pode definir quais documentos considera aptos ao apostilamento, mas, no geral, só podem ser apostilados: Declarações oficiais tais como menções de registo, visto para data determinada e reconhecimento de assinatura, inseridos em ato de natureza privada.
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