Inicie o corpo da carta manifestando o seu desejo de se reunir com a pessoa. Pode escrever por exemplo: "Escrevo-lhe esta carta para lhe solicitar uma reunião". Indique o motivo pelo qual se deseja encontrar com essa pessoa e a duração que pensa que a reunião terá.
Comece o e-mail com “Caro [nome]”, “Prezado [nome]”, “Senhor [nome]” ou “Senhora [nome]”. Sempre tente encontrar o nome de quem vai ler seu e-mail, pois isso torna a mensagem mais pessoal e garante que a pessoa lerá com atenção.
Tenha uma meta de reuniões por dia, e persiga esta meta até fechar todo seu calendário. Sempre trabalhe sua agenda com uma antecedência de 15 dias. Caso tenha agendado uma reunião com mais antecedência, alguns dias antes faça contato para confirmar a reunião, principalmente se for necessário viajar.
No e-mail formal, a regra é dirigir-se à pessoa de acordo com o seu cargo, como por exemplo “Dr(a)., diretor(a) de…”, ou “Sr(a), responsável por...”. Fuja depois a clichés como “venho por este meio” e comece em vez por uma saudação cordial ou com um texto mais criativo.
Se isso for inevitável, coloque no campo "assunto" do e-mail para quem ele é direcionado. No corpo do e-mail, vá direto ao ponto; explique o motivo da reunião e questione sobre a disponibilidade da pessoa para se reunir com você. Se for levar outra pessoa na reunião, informe isso no e-mail.
Leia o e-mail em voz alta para garantir que as frases estão fáceis de compreender e breves antes de enviar. Clique em “Nova reunião” na guia “home” no Outlook. Se a sua empresa usa um banco de dados de comunicação com um calendário integrado, como o Outlook, use essa ferramenta para marcar a reunião.
Na hora de redigir textos do tipo, devemos nos atentar aos detalhes para termos certeza de que a mensagem será passada de forma clara e com nível correto de formalidade. Se você quer saber como mandar um e-mail formal solicitando algo e está com dúvidas em relação à redação, aprenda todos os passos a serem seguidos nesse artigo do umCOMO.
Inclua também uma breve descrição ou um sumário, dependendo se a pessoa que receber o e-mail for um amigo ou colega de classe. Entre em contato com um especialista.
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