(nome da entidade, associação ou empresa), vem respeitosamente à presença de Vossa Senhoria, por meio deste, convidá-lo(a) para participar da reunião de (informar) que ocorrerá na sede da (nome da entidade), localizada à (rua), nº (informar) - (bairro), no dia (data) às (horário), onde serão tratados assuntos de seu ...
Etapas do Planejamento da Reunião
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A convocação consiste em convidar alguém a comparecer a determinado evento, a carta de convocação é escrita e deve acima de tudo informar com clareza os dados necessários que diz respeito ao evento em questão.
Escreva um assunto curto e bem relevante com a data e o tópico a ser tratado na reunião. Colocar esses detalhes permite que as pessoas já saibam logo de cara quando será a reunião e o que será tratado nela, sem nem precisar abrir o e-mail. Por exemplo, escreva “Reunião dia 12/08: novas diretrizes para relatórios.”
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7 passos para uma reunião eficaz
O local da reunião deve ser arrumado levando em consideração o objetivo da reunião, a quantidade de participantes, a acessibilidade, disponibilidade e o clima.
Convocar pessoas para uma reunião requer alguns cuidados. Se o convite for feito com muita antecedência, existe o risco dos participantes não se prepararem para o encontro, ou não se lembrarem. Por outro lado, convocação em cima da hora, fará com que o participante se sinta perdido e tenha uma contribuição limitada.
Remover: Remova um participante da reunião. Ele não poderá ingressar novamente a menos que você permita que participantes e palestrantes ingressem novamente. Convidar: Convide outras pessoas para ingressar na reunião.. Silenciar / ativar o áudio de todos: silencie ou ative o áudio de todos os participantes na reunião.
Arrumação do local da reunião Ter um local adequado para realizar a reunião é essencial para o sucesso da mesma. O ideal é que seja uma sala preparada para esse tipo de evento.
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