Confira nesse artigo algumas dicas para fazer o arquivamento documentos de forma eficiente.Guarde os documentos em ordem crescente.Atenção ao prazo de guarda.Digitalize os documentos.Use a microfilmagem.Estruture o espaço físico para possibilitar a movimentação dos arquivos.
Sem dúvidas a melhor maneira de armazenar arquivos em qualquer empresa hoje em dia é através da nuvem.
Ou seja, opte a empresa por guardar os documentos de modo físico ou digital, é importante que estejam reunidos em local único. Além de facilitar o acesso às informações, isto proporciona maior controle sobre aquilo que a organização tem arquivado. Portanto, uma sala exclusiva ou um sistema próprio são o mais adequado.
Como preservar documentos em papelLocal de armazenamento. A escolha do local para armazenar documentos é um dos pontos mais importantes. ... Embalagens e pastas. Não deixe os papéis soltos e evite o uso clips e grampos para anexar folhas, que podem enferrujar e deixar manchas nos documentos. ... Limpeza.
Para guardar os documentos físicos é necessário colocá-los em pastas, que por muitas vezes são armazenadas em armários ou arquivos específicos. No início, apenas um armário é suficiente para arquivar os papéis, mas com o passar do tempo, o número de documentos cresce.
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Método alfabético
Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de documentos é o método alfabético, que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente.
Quais são as principais dicas para arquivar documentos de forma eficiente?Entenda as características dos documentos da empresa. ... Faça triagem de seus documentos. ... Estabeleça regras para acesso aos documentos. ... Defina os locais de arquivamento dos documentos. ... Arquive documentos contábeis por assunto e em ordem crescente.
Use caixas que sejam espaçosas o suficiente para não precisar dobrar nada e que não deixem muito espaço sobrando, para evitar que os documentos fiquem soltos demais. De preferência, que sejam feitas sem ácido nem lignina (papelão e jornal) ou mesmo tampadas. Papéis amplos e flexíveis podem ser enrolados.
O arquivamento é o processo pelo qual as informações, em qualquer formato, são armazenadas com segurança por longos períodos de tempo. Essas informações podem – ou não – ser usadas novamente no futuro, mas, mesmo assim, devem ser armazenadas até o final de seu cronograma de retenção.
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