Os principais documentos de uma empresa devem ser guardados corretamente, principalmente, os relativos ao setor de RH, tributários, trabalhistas, contábeis e guias de recolhimento. Dependendo da situação, é recomentado armazenar documentos trabalhistas por 10 anos, como a folha de pagamento e o registro eletrônico.
A legislação determina que os documentos fiscais devem permanecer arquivados por cinco anos. Desta forma, cumpre-se o período de guarda dos documentos relacionados com os tributos no prazo de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN).
Tributos
O prazo de conservação desses documentos é de cinco anos.
As declarações de quitação do pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Depois de sair do imóvel, guarde-os por 5 anos.
Contracheque ou holerite: Devem ser guardados por 5 anos. Notas de serviço: Devem ser guardados por 5 anos. Carnê do INSS: Deve ser mantido até a aposentadoria e a retirada do benefício.
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Prazo de Conservação
As empresas num modo geral – indústria, comércio e prestadoras de serviços – devem conservar seus livros fiscais durante 5 (anos), contados a partir do fato gerador, tanto para o ICMS, IPI, ISS, etc.
Como você sabe, a nota fiscal é o documento que comprova não só a aquisição de algo como garante que os impostos foram pagos dentro da conformidade legal. De acordo com a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, Art. 173, o prazo de guarda do documento é de 5 anos.
Como organizar notas fiscaisEstabeleça um local específico. Há muito tempo as notas fiscais deixaram de ser impressas em papel, pois não há mais essa necessidade. ... Verifique a autenticidade das notas fiscais. ... Tenha uma ferramenta para auxiliar nesta tarefa. ... Armazene com segurança. ... Invista em processos internos.
Outros comprovantes relacionados aos funcionários também devem ser objeto de atenção, tais como aqueles relacionados à folha de pagamento e sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários. É indicado que estes sejam guardados por 10 anos.
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